Надання розрахункових листків дистанційним працівникам

Так, надавати розрахункові листки дистанційним працівникам в електронному вигляді можна, але цей процес необхідно належним чином оформити. Стаття 110 КЗпП зобов'язує роботодавця повідомляти працівника про розмір заробітної плати, але не встановлює конкретної форми такого повідомлення (паперової чи електронної).

Найбільш безпечним та рекомендованим способом є надсилання розрахункового листка на особисту або корпоративну електронну адресу працівника. Цей спосіб забезпечує кращий рівень конфіденційності персональних даних (на відміну від месенджерів) та дозволяє зафіксувати факт відправлення повідомлення.

Використання месенджерів (Viber, Telegram тощо) є ризикованим через низький рівень захисту персональних даних та складнощі з доведенням факту отримання листка працівником, тому цей спосіб не рекомендується.

Обов'язково потрібно врегулювати спосіб повідомлення про зарплату у внутрішніх документах. Для цього керівник має видати наказ, в якому визначити порядок та спосіб електронної комунікації. Крім того, необхідно отримати від кожного працівника письмову згоду (у вигляді заяви) на отримання розрахункових листків на визначену ним електронну адресу. Це убезпечить роботодавця від можливих претензій з боку контролюючих органів або працівника.

Висновки:

• Надсилати розрахункові листки дистанційним працівникам в електронному вигляді можна і потрібно;
• Використовувати для цього месенджери (Viber, Telegram) не рекомендується через високі ризики порушення конфіденційності персональних даних;
• Найбезпечнішим способом є надсилання на корпоративну електронну пошту працівника;
• Надсилання на особисту електронну пошту можливе лише за умови отримання від працівника письмової заяви-згоди;
• Порядок надання розрахункових листків в електронній формі обов'язково має бути затверджений наказом керівника або іншим внутрішнім нормативним актом підприємства.