Звітування про відрядження після відпустки за кордоном

Так, звітування про відрядження після відпустки, що настала одразу після нього, допускається. Однак ключовим є дотримання встановлених законодавством строків подання звіту, оскільки сама по собі відпустка не є підставою для їх подовження.

Строки подання звіту про відрядження

З 1 квітня 2023 року в Україні діють оновлені, значно лібералізовані правила звітування за відрядженнями. Основний нормативний акт, що регулює це питання, — Податковий кодекс України (ПКУ).

Відповідно до пп. 170.9.3 ПКУ, звіт про використання коштів, виданих на відрядження (авансовий звіт), та підтвердні документи подаються до закінчення місяця, наступного за місяцем, у якому працівник завершує відрядження.

Це правило є універсальним і не залежить від того, в якій формі було видано аванс (готівкою чи на картку). Дата завершення відрядження визначається згідно з наказом про відрядження. Таким чином, якщо відрядження закінчилося, наприклад, у червні (незалежно від дати), працівник зобов'язаний відзвітувати до 31 липня включно.

Вплив відпустки на порядок звітування

Законодавство не містить спеціальних норм, які б переносили або подовжували строк звітування через перебування працівника у відпустці. Відповідальність за своєчасне подання звіту лежить на працівникові.

Оскільки чинні строки звітування є досить тривалими, працівник має достатньо часу, щоб виконати свій обов'язок. На практиці існують декілька способів вирішити цю ситуацію:

• Подати звіт до початку відпустки. Це найпростіший варіант, якщо працівник має таку можливість;
• Подати звіт в електронній формі. З 2023 року дозволено подавати авансові звіти в електронній формі (про це ми писали тут). Працівник може заповнити звіт та надіслати його до бухгалтерії, перебуваючи у будь-якому місці. Щоправда, оригінали первинних документів, якщо вони в паперовій формі, на наш погляд, доведеться надсилати хіба що поштою.
• Надіслати документи поштою. Працівник може надіслати заповнений звіт та оригінали документів поштовою або кур'єрською службою.

Важливо, щоб ці моменти були врегульовані внутрішнім Положенням про службові відрядження на підприємстві.

Відповідальність за несвоєчасне звітування

Прямого штрафу за несвоєчасне подання самого авансового звіту немає. Однак, якщо працівник отримав аванс і не відзвітував за нього у встановлений строк (до кінця наступного місяця), це має серйозні податкові наслідки.

Відповідно до пп. 164.2.11 та пп. 170.9.1 ПКУ, сума авансу, за яку не було вчасно відзвітовано, або залишок невитрачених коштів, не повернутий у строк, включається до загального місячного оподатковуваного доходу працівника.

Така сума оподатковується:

• Податком на доходи фізичних осіб (ПДФО) за ставкою 18%;
• Військовим збором (ВЗ) за ставкою 5%.

При цьому база оподаткування для ПДФО визначається із застосуванням "натурального" коефіцієнта (пп. 164.5 ПКУ). Про проблеми застосування цього коефіцієнта можна почитати тут.

Висновки:

• Працівник може подати звіт про закордонне відрядження після повернення з відпустки, яка почалася одразу після нього. Проте, він зобов'язаний зробити це не пізніше останнього дня місяця, що настає за місяцем завершення відрядження, як зазначено у наказі;
• Відпустка не звільняє від цього обов'язку. Порушення строку звітування, за умови отриманого авансу, призведе до оподаткування всієї невикористаної або непідтвердженої суми як додаткового блага для працівника. Рекомендується заздалегідь узгодити з керівництвом та бухгалтерією спосіб та дату подання звіту.