Зайво виплатили зарплату за першу половину місяця: як виправити?

Чи можна зменшити суму зарплати за лютий 2024 р. за рахунок переплати, а податки сплатити з повної суми зарплати? Як відобразити цю ситуацію в додатку 4ДФ та які проведення?

Вичерпний перелік підстав, які дають роботодавцю право проводити утримання із зарплати для погашення заборгованості працівника перед підприємством, наведено в ч. 2 ст. 127 КЗпП.

До них, зокрема, належить повернення сум, зайво виплачених унаслідок лічильних помилок.

Тож, оскільки бухгалтер припустився лічильної помилки, а з моменту виплати не минув місяць з дня виплати неправильної сума зарплати з І половину січня, то складається бухгалтерська довідка та/або видається наказ про утримання і згода працівника при цьому не потрібна. 

Тому так, можна за рахунок переплати зменшити суму зарплати за І половину лютого, а податки утримати та перерахувати з правильно нарахованої суми за лютий 2024 року.

Але, на жаль, присутній факт несвоєчасної сплати податків із зайво виплаченої суми.

Приклад. Працівнику встановлений оклад - 16000 грн. Припустимо, що у січні та лютому йому буде нарахована зарплата за місяць 16000 грн, а за першу половину січня та лютого виплачується по 8000 грн.

У лютому 2024 р. виявили, що в січні цього року працівнику помилково виплатили нараховану суму зарплати за І половину січня (наприклад, виплатили рівно 8000,00 грн (50% від окладу 16000 грн)), а не ту суму, що мала бути після утримання податків та зборів з 8000 грн – 6440,00 грн, що призвело до зайвої виплати зарплати на 1560,00 грн. Податки сплачені із 8000,00 грн. У цьому випадку проблема полягає в тому, що працівнику виплатили зайві 1560 грн без сплати відповідних сум ПДФО, ВЗ та ЄСВ. На жаль, виправити її вже не можна, факт недоплати податків вже стався. Можна доплатити суми податків, не чекаючи чергової виплати зарплати, а можна зробити це і при черговій виплаті, але тоді буде більше кількість днів прострочення.

Ця зайво виплачена сума 1560 грн по суті є «чистою» сумою, на яку потрібно було теж сплатити податки. Щоб виплатити чистими 1560 грн, потрібно утримати та нарахувати податки на суму-брутто 1937,89 грн: 18% ПДФО – 348,82 грн, 1,5% ВЗ – 29,07 грн, 22% ЄСВ – 426,34 грн. Перевіряємо: 1937,89 – 348,82 – 29,07 = 1560 грн. Ось ці суми податків і є недоплатою.

Таблиця

Коригування зайво виплаченої зарплати

*) Ці операції показані в таблиці умовно, для наочності. На практиці зарплата за І половину місяця в обліку не нараховується, а тільки виплачується;

**) Цю доплату бажано зробити негайно після того, як її виявили. Якщо ці суми доплатити при виплаті зарплати за І половину лютого, буде більше кількість днів прострочення;

***) Якщо доплату здійснили окремо раніше, то зараз треба сплатити податків менше на доплачену суму.

Ця помилка зачіпає тільки етап виплати зарплати та відповідну сплату податків на виплачену суму. Нараховані суми зарплати за січень та за лютий не зміняться.

Єдина звітність з ПДФО, ВЗ та ЄСВ буде подаватися після закінчення березня 2024 року, тож потрібно буде правильно відобразити в ній цю ситуацію.

У додатку 1 до єдиної звітності  за січень та за лютий буде відображена фактично нарахована зарплата в сумі 16000 грн. Виплата зайвої зарплати в січні та її компенсація у лютому у додатку 1 не відображається. Перекос у виплаті та несвоєчасна сплата ЄСВ можуть бути виявлені тільки під час документальної перевірки.

А ось у додатку 4ДФ потрібно буде відобразити нарахування місячного доходу в сумі 16000 грн в січні та в лютому, і відповідну нараховану суму ПДФО та ВЗ: 2880 грн та 240 грн. Виплачені суми доходу та податків слід показати в тих місяцях, коли вони фактично були здійснені – у січні та в лютому. Виплачені суми не будуть збігатися з нарахованими.

Чи залишити переплачену суму як премію і доплатити податки в лютому? 

Такий варіант також має місце бути. Потрібно скласти наказ на премію на надлишкову суму. Проте в даному варіанті теж має місце несвоєчасна сплата податків (бо податки сплачено з меншої суми) та подання недостовірних відомостей в єдиній звітності з ПДФО, ВЗ та ЄСВ, що призведе до накладання штрафів.

Тому перший варіант доречніший в даному випадку.