Відрядження для працівників по монтажу сигналізації

Згідно зі ст. 121 КЗпП, працівники мають право на відшкодування витрат та одержання інших компенсацій у зв’язку зі службовими відрядженнями. Тобто відповідно до наказів про відрядження та підтверджних документів (пп. 170.9.1 ПКУ) виплачуються добові витрати.

Також приватним підприємствам можна користуватися Інструкцією №59.

Відповідно до пп. 1 розділу ІІ Інструкції №59, відрядження по Україні здійснюється відповідно до наказу (розпорядження) керівника підприємства після затвердження  технічного завдання, в якому визначаються мета виїзду, завдання та очікувані результати відрядження, строк, умови перебування за кордоном, і кошторису витрат (але не обов’язково). 

Згідно з пп. 4  розділу ІІ Інструкції №59 за кожний день (включаючи день вибуття та день прибуття) перебування працівника у відрядженні в межах України, враховуючи вихідні, святкові й неробочі дні та час перебування в дорозі (разом з вимушеними зупинками), йому виплачуються добові

Тож у разі відрядження працівника строком на один день добові відшкодовуються як за повну добу.

Проте, оскільки працівники підприємства постійно зайняті на монтажних роботах пожежної, охоронної сигналізації, відеоспостереження та їх сервісним обслуговуванням із щоденним поверненням додому на транспорті підприємства, то службові поїздки працівників, постійна робота яких проходить у дорозі або має роз'їзний (пересувний) характер, можуть не вважатися відрядженнями, якщо це передбачено колективним договором або трудовим договором (контрактом) між працівником і роботодавцем. Тоді прийдеться доплачувати таким водіям надбавки за роз'їзний (пересувний) характер роботи.

Тож таку роботу можна розглядати як роботу з роз'їзним характером.

Роз’їзний характер робіт передбачає виконання робіт на об’єктах, розташованих на значній відстані від місця розташування організації, у зв’язку з поїздками в неробочий час від місцезнаходження організації до місця роботи на об’єкті й назад (див. листи Мінсоцполітики від 15.11.2013 р. №491/13/116-13, Мінпраці від 17.11.2006 р. №307/13/133-06). Тобто роз'їзною працею прийнято вважати випадки, коли постійна робота працівників проходить у дорозі або має роз'їзний (пересувний) характер. 

Документальне оформлення роз’їзної роботи

З урахуванням специфіки своєї господарської діяльності підприємство має право самостійно встановити перелік робіт, посад, професій, роботи за якими носять роз’їзний (пересувний) характер (листи Мінпраці від 13.09.2006 р. №905/13/84-06 і Мінфіну від 16.02.2017 р. №31-08030-16-10/4313).

Тобто, враховуючи специфіку господарської діяльності, підприємство в колективному договорі встановлює роз’їзний характер роботи та надбавки до тарифних ставок співробітникам. Зокрема, у колдоговорі (положенні про оплату праці) можна вказати:

• перелік посад (професій), для яких уводиться роз’їзний характер роботи;
• розмір доплати за такі роботи;
• порядок обліку робочого часу працівників із роз’їзним характером роботи.

Отже, для належного врегулювання роз'їзного характеру роботи доцільно мати колективний договір із прописаним у ньому переліком посад і робіт, що мають роз'їзний характер і за які встановлюються відповідні надбавки. Замість колективного договору відповідне може бути встановлено в трудовому договорі (окремому документі, підписаному з кожним таким працівником) та/або зафіксовано в наказі про прийняття на роботу (що є обов'язковим письмовим оформленням трудового договору), це доцільно, якщо трудового договору не підписували і в колективному договорі таких положень непередбачили, то, зазначення цього лише в наказі про прийняття на роботу є повною мірою достатньо.

Також варто у внутрішньому положенні про відрядження (яке за наявності таких випадків варто назвати «Положення про відрядження та роз'їзний характер роботи») прописати порядок установлення та розміри надбавок за роз'їзний характер роботи та порядок оформлення роботи за межами населеного пункту (чи оформлюється наказ, чи завдання, чи звіт, чи робляться відповідні відмітки в табелі) та виплату або невиплату добових поряд із такими надбавками. Тут слід визначити також, яким чином та на підставі яких документів таким працівникам відшкодовуються витрати на оплату проїзду, наймання приміщень (за потреби) тощо.

Також є сенс указати в посадових інструкціях, що робота працівника пов’язана з постійними роз’їздами.

Доплати за роз’їздний характер робіт

Доплати (надбавки) до тарифних ставок (окладів, посадових окладів) компенсаційного характеру — це виплати понад оплату за виконання посадових обов’язків у робочий час, які враховують додаткову роботу, а також умови та режими праці (п. 13 розд. I Методичних рекомендацій № 23).

Доцільність установлення надбавки та визначення її розміру — прерогатива самого підприємства (ст. 97 КЗпП та ст. 15 Закону про оплату праці»).

Згідно з рекомендаціями Мінсоцполітики (лист від 13.09.2006 р. №905/13/84-06), якщо підприємство вирішило встановити надбавку за роз’їзний (пересувний) характер робіт, йому слід керуватися нормами постанови КМУ «Про надбавки (польове забезпечення) до тарифних ставок і посадових окладів працівників, направлених для виконання монтажних, налагоджувальних, ремонтних і будівельних робіт, та працівників, робота яких виконується вахтовим методом, постійно проводиться в дорозі або має роз’їзний (пересувний) характер» від 31.03.1999 р. №490.

У п. 1 Постанови №490 визначено, що розмір надбавки за роз’їзний характер роботи на території України не може перевищувати граничні розміри добових, установлені КМУ для відряджень по Україні. 

Однак зазначимо, що Постанова №490 установлює правила для підприємств бюджетної сфери. Але вважаємо, що госпрозрахункові підприємства для встановлення граничного розміру надбавок (за аналогією з відрядними нормами) можуть використовувати суму добових, що не обкладається ПДФО, передбачену пп. «а» пп. 170.9.1 ПКУ для відряджених (у 2024 році – 710,00 грн на день).

Зазначимо, чи прив’язуватися до відрядних норм — це право підприємства, а не обов’язок, тому можна встановити власний розмір надбавок виходячи зі специфіки своєї госпдіяльності без будь-яких обмежень (але пам’ятайте про неоподатковуваний мінімум добових згідно з пп. 170.9.1 ПКУ – добові в сумі більше цього мінімуму можуть виплачуватися, але вже з оподаткуванням).

Для цілей обкладення ПДФО дана доплата в розмірах, передбачених трудовим (колективним) договором, розглядається як зарплата. Отже:

1. із суми доплати:

• утримується ПДФО за ставкою 18%;
• утримується ВЗ за ставкою 1,5%.

2. доплата враховується під час визначення граничного розміру доходу, що дає право на податкову соціальну пільгу;

3. в Додатку 4ДФ єдиної звітності з ПДФО, ВЗ та ЄСВ доплати відображають у складі заробітної плати за ознакою доходу “101”;

4. доплати за роз’їзний характер робіт не враховуються під час обчислення зарплати працівника для забезпечення її мінімального розміру. Тобто такі надбавки виплачують понад мінімальний розмір зарплати (у 2024 році — 7100 грн) (ст. 3-1 Закону №108).

З огляду на те, що доплата за роз’їзний характер роботи оподатковується ПДФО та ВЗ, немає сенсу прив’язуватися до неоподатковуваного розміру добових, встановленого пп. 170.9.1 ПКУ.

Крім того, доплати за роз’їзний характер роботи віднесені до виплат за рахунок коштів роботодавця, на які не нараховується ЄСВ (п. 10 розд. І Переліку №1170). Це стосується суми доплат, що не перевищує граничного розміру, установленого в колдоговорі (Положенні про оплату праці, наказі по підприємству). Інакше доплати, виплачені понад затверджену межу, можуть бути розцінені під час перевірки як індивідуальні й на них доведеться нараховувати ЄСВ (пп. 2.3.4 Інструкції №5).