Некоректна посада керівника у первинці: чи можна дописати кульковою ручкою?

Первинні документи - це документи, створені у паперовій або в електронній формі, які містять відомості про господарські операції (пп. 1.2 Положення №88).

Правила оформлення первинних документів установлені ст. 9 Закону про бухоблік та пп. 2.3 Положення №88. А способи виправлення помилок в первинних документах визначено главою 4 Положення №88. І на жаль, цей розділ передбачає лише виправлення помилок коректурним способом у первинних документах складених у паперовому вигляді (пп. 4.4 Положення №88).

Коректурний спосіб являє собою виправлення через закреслення неправильного тексту або цифри і над закресленим надписується правильний текст або цифри. Закреслення здійснюється однією рискою так, щоб можна було прочитати виправлене.

У пп. 4.10 Положення №88 згадано тільки про те, що у первинних документах і регістрах бухгалтерського обліку, що складені в електронній формі, під час виправлення помилок має бути збережена інформація, яка виправляється, та міститися відомості про дату виправлення, посади і прізвища осіб, особистий підпис або інші дані, що дають змогу ідентифікувати осіб, які склали виправлений електронний документ.

Тобто таке виправлення діє як для роздрукованих документів, так і для заповнених вручну.

Звертаємо увагу на виняток, передбачений пп. 4.8 Положення №88, де зазначено, що у документах, якими оформлені касові і банківські операції та операції з цінними паперами, виправлення не допускається. А в даному випадку, цікавить саме допис кульковою ручкою повної назви посади керівника підприємства у надрукованому первинному документі.

Ні Закон №996, ні Положення №88 не містить такої заборони, що до надрукованого первинного документа не можна вносити доповнення будь-яких реквізитів вручну кульковою ручкою.

У Положенні №88 зазначено:

• записи у первинних документах, створених в електронній формі, здійснюються за допомогою електронних засобів оброблення інформації та іншими засобами, які б забезпечили збереження цих записів протягом установленого строку зберігання документів та запобігли внесенню несанкціонованих і непомітних виправлень (пп. 2.9);
• вільні рядки в первинних документах підлягають обов'язковому прокреслюванню (пп. 2.10).

Отже, можна зробити висновок, що вносити (якщо не проводиться виправлення) записи кульковою кучкою у друкований первинний документ можна, якщо в ньому передбачені для цього вільні рядки.

Тож, дописати кульковою ручкою повну (чи розширену) назву посади керівника підприємства - отримувача послуги в друкованому первинному документі можна за умови, якщо для цього є спеціально відведений рядок. Якщо його не має, і для керівника це є принципово, радимо попросити контрагента переробити такий документ з указанням повної назви посади керівника або відвести (пропустити) рядок, в якому провести лінію для здійснення відповідного запису.