Спецодяг та уніформа: скільки та на який час можна видавати?

Видача спецодягу регулюється законом, а видача корпоративного одягу (уніформи) ні. Тож, їх потрібно розглядати окремо. 

Правила видачі спецодягу: 

1) безоплатна видача працівникам спецодягу передбачена Законом про охорону праці;

2) орієнтовний перелік робіт, які вимагають застосування відповідних засобів індивідуального захисту, встановлений Додатком 3 до Мінімальних вимог безпеки і охорони здоров’я при використанні працівниками засобів індивідуального захисту на робочому місці (затв. Наказом Мінсоцполітики від 29.11.2018 р. №1804); 

3) норми безплатної видачі спеціального одягу, спеціального взуття та інших засобів індивідуального захисту працівникам загальних професій різних галузей промисловості встановлені Наказом Держкомітету з промислової безпеки, охорони праці та гірничого нагляду від 16.04.2009 р. №62. Ці норми для роботодавця є обов’язковим мінімумом безоплатної видачі ЗІЗ. Вони ж визначають строки їх використання.

Чи може підприємство внутрішніми документами збільшити кількість видачі спеціального одягу та взуття та зменшити чи збільшити строк його використання з відхиленням від норм? 

Зазначені вище нормативні документи не тільки не забороняють збільшення кількості видачі ЗІЗ, а і передбачають таку ситуацію. Наприклад, у пп. 6 розділу ІІ Мінімальних вимог зазначено, що перед вибором ЗІЗ (понад встановлених Нормами безоплатної видачі ЗІЗ) роботодавець повинен оцінити, чи відповідають ЗІЗ, які він планує використовувати, вимогам пп. 2, 5 цього розділу.

Є ще один, прямо прописаний в Мінімальних вимогах, варіант збільшення видачі: роботодавець може видавати працівникам два комплекти спецодягу на два строки використання (носіння) залежно від умов праці та можливості обслуговування ЗІЗ (пп. 6 розділу ІІІ). 

Тобто, є певний мінімум, але якщо на думку роботодавця робота вимагає більшого захисту, він має право його збільшити. Навіть, певним чином, зобов’язаний це зробити, адже створити безпечні умови праці для працівників – це один з найголовніших обов’язків роботодавців. 

Водночас роботодавець видає ЗІЗ на строк носіння, що визначається з урахуванням:

• рівня ризику для життя та здоров’я працівників,
• частоти перебування працівника під дією цього ризику,
• характеристики робочого місця кожного працівника та ефективності самого ЗІЗ.

При цьому строк носіння ЗІЗ за календарними днями обчислюється з дня їх фактичної видачі та не має перевищувати строк придатності, визначений документами виробника (інструкціями з експлуатації, паспортами тощо). На цьому наголошує пп. 8 розділу ІІ Мінімальних вимог. 

Та слід зважати на те, що ЗІЗ можуть використовуватися по-різному.

Наразі Мінімальні вимоги розрізняють: 

• ЗІЗ, який призначений для особистого (індивідуального) користування;
• ЗІЗ, який за певних обставин має використовуватися кількома працівниками – наприклад, якщо працівник, який його використовував, звільнився і цей ЗІЗ видали іншому працівнику. Такі ЗІЗ можна назвати такими, що були у вжитку або вживаними;
• черговий засіб індивідуального захисту (черговий ЗІЗ) - спеціальний одяг, спеціальне взуття чи інший ЗІЗ колективного (безособового) користування, як-от рукавиці чи калоші діелектричні при електроустановках, кожух або плащ непромокальний на зовнішніх постах, що закріплений за певними робочими місцями чи видається працівникам тільки на час виконання тих робіт, для яких вони передбачені, та передається однією зміною іншій.

І для кожного з таких ЗІЗ свої правила визначення строку використання. Як правило, ці строки орієнтуються, як ми зазначили вище, на строки придатності, визначені виробником. Але от щодо чергових ЗІЗ слід орієнтуватися лише на строки, зазначені в Нормах безоплатної видачі (пп. 10 розділу ІІ Мінімальних вимог). 

Є і ще один нюанс: у разі якщо ЗІЗ не зазначені в Нормах безоплатної видачі, але передбачені іншими нормативно-правовими актами з охорони праці (правилами, інструкціями з охорони праці тощо), вони мають бути видані працівникам залежно від характеру й умов робіт, що виконуються, на строк використання (носіння) - до зношення, але не більше граничного строку використання, який вказаний в сертифікаті (декларації) відповідності виробника.

Чи може підприємство віднести на витрати виданий спецодяг та взуття у разі звільнення працівника, якому було його видано, раніше строку його використання?

Справа в тому, що, як правило, спецодяг та спецвзуття обліковуються на підприємствах або як МШП, або як МНМА. Тобто, витрати визнаються (хоча іноді і частково) вже на момент видачі таких ЗІЗ працівнику: 

• вартість МШП,  що передані   в   експлуатацію,   виключається   зі   складу  активів (списується  з  балансу)  з  подальшою  організацією  оперативного кількісного  обліку  таких  предметів  за  місцями  експлуатації і відповідними особами протягом строку їх фактичного використання (пп. 23 НП(С)БО 9);
• амортизація  МНМА може нараховуватися у першому місяці використання  об'єкта  в  розмірі  50 відсотків його вартості, яка амортизується,  та решта 50 відсотків вартості, яка амортизується, у  місяці  їх  вилучення  з активів (списання з балансу) внаслідок  невідповідності  критеріям  визнання  активом або в першому місяці використання об'єкта 100 відсотків його вартості. Метод амортизації підприємство обирає самостійно (пп. 7-8 НП(С)БО 7);
• Отже, в більшості випадків на момент звільнення працівника, який отримав спецодяг або спецвзуття, витрати вже визнані. Якщо ж ні (випадок із МНМА з обліком амортизації за методом 50/50), витрати буде визнано на момент списання таких ЗІЗ. Звільнення працівника не впливає жодним чином на визнання витрат на ЗІЗ у бухобліку.

Якщо спецодяг або спецвзуття були у вжитку і мають використовуватися особисто, після їх повернення роботодавець має перевірити їх стан. Якщо вони ще придатні для використання і планується видати їх іншому працівнику, то роботодавець має вжити заходів, необхідних для запобігання виникненню проблем для здоров’я та особистої гігієни користувачів, а саме:

• з відновлення придатності ЗІЗ (за процедурами щодо ремонту та заміни компонентів ЗІЗ відповідно до інструкцій з їх експлуатації);
• із забезпечення належного гігієнічного стану (за процедурами щодо очищення (хімочищення), прання, обезпилювання, дегазації, дезактивації, дезінфекції тощо відповідно до інструкцій з їх експлуатації). 

Це передбачено пп. 9 розділу ІІ Мінімальних вимог.  Там же говориться, що  загальний строк використання таких ЗІЗ не може перевищувати строків використання відповідних ЗІЗ, що видаються виключно в індивідуальне користування. А отже, не може перевищувати строк придатності, визначений документами виробника (інструкціями з експлуатації, паспортами тощо).

Якщо цей строк закінчився, після повернення спецодяг і спецвзуття остаточно списують.  

Правила видачі корпоративного одягу (уніформи): 

• Законом така видача не віднесена до обовязку роботодавця;
• Роботодавець може добровільно (тобто, на підставі домовленості між ним та працівниками) встановити таку видачу колективним або трудовим договором, наказом, положенням тощо; 
• Правила, норми та строки добровільної видачі встановлюються на кожному підприємстві самостійно. 

Докладно про облік корпоративного одягу ми розповідали в цій статті. 

Чи може підприємство внутрішніми документами збільшити кількість одиниць видачі корпоративного одягу працівникам, без виділення на виробничий та адміністративний персонал та запровадити індивідуальний термін його використання в рамках підприємства?

Так, звісно. 

Як правило, обов'язок носити чи не носити корпоративний одяг зазначається у трудовому або колективному договорі. Але можна скласти і Положення про корпоративний одяг або Правила використання фірмового одягу. Саме у цих документах варто уточнити чимало моментів, які вплинуть на облік та оподаткування цього одягу в майбутньому. Адже надання фірмового одягу може бути частиною заробітної плати, або додатковим благом, або взагалі не оподатковуватись. Тож не варто ігнорувати такі документи, а інформація в них має бути якомога докладнішою, адже вона впливатиме на порядок оподаткування. Наприклад, у таких документах можна зазначити:

• мету забезпечення корпоративним одягом (він є невід'ємною частиною концепції закладу, компанії);
• посади (але не прізвища!) працівників, на яких поширюються вимоги розпорядчого документа;
• вид корпоративного одягу (складову одягу залежно від статі працівника);
• порядок видачі (норми видачі, періодичність, строк служби);
• порядок повернення та відшкодування компенсації за пошкоджений одяг;
• осіб, відповідальних за придбання, зберігання, видачу.