Надання працівнику копій наказів на вимогу

Раніше в Україні діяв Указ Президії Верховної Ради СРСР "Про порядок видачі і засвідчення підприємствами, установами і організаціями копій документів щодо прав громадян", який покладає обов'язок видавати громадянам за їх заявами копії документів, що виходять з цих підприємств, якщо такі копії необхідні для вирішення питань, які стосуються законних прав і інтересів громадян. Указ зобов'язував підприємства навіть видавати копії документів, що знаходяться у них, але вийшли з інших підприємств, установ, організацій, якщо копії таких документів важко чи неможливо одержати від тих підприємств, що їх приймали чи оформляли.

Але цей Указ не діє на території України з 07.05.2022 р. у зв'язку із набранням чинності Закону «Про дерадянізацію законодавства України» №2215-IX. Отже, обов’язок надання копій кадрових наказів може виникнути лише в тих випадках, які встановлені КЗпП та іншими нормативними актами діючого трудового законодавства. 

Нагадаємо, у ст. 47 КЗпП зазначається, що роботодавець зобов’язаний в день звільнення видати працівникові копію наказу (розпорядження) про звільнення, провести з ним розрахунок у строки, зазначені у ст. 116 КЗпП, а також на вимогу працівника внести належні записи про звільнення до трудової книжки, що зберігається у працівника. Такі зміни відбулися з 10 червня 2021 року. Докладно про цю зміну ми писали тут. 

Згідно з Правилами №1000/5, копія документа — це документ, що містить точне знакове відтворення змісту чи документної інформації іншого документа і в окремих випадках — деяких його зовнішніх ознак.

Порядок виготовлення, засвідчення та видавання копій документів визначається інструкцією з діловодства установи.

Копія документа повинна відповідати оригіналу, тобто повністю відтворювати інформацію оригіналу і всі його зовнішні ознаки або їх частину. Копія набуває юридичної сили лише в разі її засвідчення в установленому порядку. Напис про засвідчення копії складається зі слів «Згідно з оригіналом», назви посади, особистого підпису особи, яка засвідчує копію, її власного імені  та прізвища, дати засвідчення копії. Напис про засвідчення копії скріплюється відбитком печатки підприємства або відповідного структурного підрозділу підприємства.

Достовірність копій документів, що видаються підприємствами, засвідчується підписом керівника чи уповноваженої на те посадової особи і печаткою. На копії зазначається дата видачі і робиться відмітка про те, що оригінал документа знаходиться на даному підприємстві.

На підприємства покладається обов'язок засвідчувати копії документів, які подаються на ці підприємства, якщо чинне законодавство не передбачає обов'язкового нотаріального засвідчення таких копій. Не допускається засвідчення копій паспорта чи замінюючого його документа, депутатського чи службового посвідчення, а також інших документів, щодо яких встановлено заборона на засвідчення підприємствами їх копій.

Отже, враховуючи зазначене, роботодавець зобов’язаний надати працівникові копію наказу про його звільнення (і це треба було зробити у день звільнення, не чекаючи вимоги працівника). Чи надавати копії решта кадрових наказів щодо такого працівника за його письмовою заявою, підприємство вирішує самостійно.