Авансовий звіт при використанні платіжних карток

Розглянемо, чи потрібно складати авансові звіти і чи потрібно складати авансовий звіт, якщо з корпоративної картки коштів буде списано більше, ніж сума добових

Згідно з пп. 170.9.4 ПКУ, авансовий звіт подається у разі:

а) наявності оподатковуваного доходу, визначеного відповідно до пп. 170.9.1 ПКУ, з метою розрахунку суми ПДФО (а отже, і ВЗ);

б) використання платником податку готівки понад суму добових витрат (включаючи отриману із застосуванням платіжних інструментів).

Тож у разі якщо під час відрядження водій застосував корпоративні (бізнесові) платіжні інструменти, для проведення розрахунків у безготівковій формі та/або для отримання готівки в межах суми добових витрат, то за відсутності оподатковуваного доходу, авансовий звіт не складається і не подається.

Як зазначено вище, авансовий звіт складається у двох випадках. 

Тож, якщо водій зняв з КПК готівкою суму більшу, ніж сума його добових і не надав підтвердні документи про витрати, то, звісно, йому потрібно подати авансовий звіт. Для уникнення оподаткування водій має додати підтвердні документи, що підтверджують витрати за рахунок коштів, що перевищують суму добових.

Розглянемо, чи потрібно зберігати чеки

Відповідно до пп. «а» пп. 170.9.1 ПКУ в цілях неоподаткування витрат на відрядження мають бути в наявності підтвердні документи, до яких належать:

1. транспортні квитки або транспортні рахунки та багажні квитанції (у тому числі електронні квитки);

2. документи, отримані від осіб, які надають послуги з розміщення та проживання фізичної особи, страхові поліси;

3. документи (виписки та/або відомості з рахунку), що містять визначену законом інформацію про виконані платіжні операції за рахунком, до якого емітовані платіжні інструменти;

4. документи, що підтверджують виконання операції з використанням платіжних інструментів;

5. інші документи, що засвідчують вартість витрат та підтверджують фактичне перебування особи у відрядженні.

Крім того, в пп. 170.9.2 ПКУ з’явиться норма, за якою, у разі якщо під час відрядження чи виконання окремих цивільно-правових дій платник податку для проведення розрахунків застосував платіжний інструмент, включаючи корпоративний (бізнесовий) платіжний інструмент або особистий платіжний інструмент, чи його реквізити, вартість витрат засвідчується документом (випискою та/або відомостями з рахунку) в електронній або паперовій формі, що містить визначену законом інформацію про платіжні операції за рахунком, до якого емітовано такий платіжний інструмент. 

Якщо водії викристовували корпоративні платіжні картки, то вартість понесених витрат мають підтверджувати виписка/відомості з рахунку. Але поряд маємо в переліку підтвердних документів «документи, що підтверджують виконання операції з використанням платіжних інструментів». Тож, аби уникнути оподаткування непідтверджених витрат, все одно слід документально підтвердити витрати, понесені з використанням платіжних інструментів, наприклад, рахунок на проживання та чек про його оплату, чек про зняття готівки (якщо відбувалося її зняття) тощо.