Оплата корпоративною картою директора

Питання:

1. Корпоративною картою директора були оплачені юридичні послуги, які працівники беруть під своїми ЕЦП, тому у підтверджуючих документах підтягуються дані працівника (ПІБ), а не директора. Чи можна зробити авансовий звіт на працівника і підкласти виписку з карти директора? 

2. З корпоративної карти керівника оплачується проживання чи проїзд іншого працівника. Як бути з авансовим звітом і підтверджуючими документами, якщо рахунки і квитанції виписані на ім'я відрядженої особи, а виписка буде на керівника? 

Відповідь:

Платіжна картка - електронний платіжний засіб у вигляді пластикової чи іншого виду картки (пп. 56 ст. 1 Закону №1591). Тобто це звичайна банківська платіжна карта, яка є власністю емітента, який її випустив, і надана клієнту у користування. 

Керівник підприємства видає наказ про використання корпоративних карток, у якому зазначає всіх працівників, на яких емітовані картки і яким дозволено здійснювати розрахунки за допомогою цих карток. Якщо картка емітована також і на самого керівника, його теж потрібно включити у цей наказ.

При цьому корпоративна картка використовується тільки для здійснення операцій для ведення господарської діяльності підприємства, перелік яких визначено Постановою НБУ №164.

Таким чином, у відповідь на перше та друге запитання, зазначимо, що після використання корпоративної картки для розрахунку у безготівковій формі в рахунок оплати за товари/послуги та відрядження (пп. «б» пп. 170.9.3 ПКУ) особа, яка є держателем цієї карткки і яка здійснила платіжну операцію, повинна надати підтвердні документи щодо понесених витрат. 

Тому так, директор має право оплатити своєю корпоративною карткою проїзд та проживання інших працівників, при цьому в документах має зазначатися прізвища цих працівників, так само, як зазначено в ситуації, що розглядається.

Щодо авансового звіту, то з 1 квітня 2023 року, згідно з пп. 170.9.4 ПКУ, він складається та подається у двох випадках:

• за наявності оподатковуваного доходу, визначеного пп. 170.9.1 ПКУ з метою оподаткування ПДФО;
• та у разі використання готівки понад суму добових витрат, включаючи отриману із застосуванням платіжних інструментів.

Отже, не залежно від того, чи то була оплата витрат на відрядження, чи господарської послуги, директор чи інший працівник (керівник департаменту тощо) не складає і не подаває авансовий звіт. Він оформлюється тільки у випадку використання готівки понад суму добових або якщо виник оподатковуваний дохід і треба утриматм ПДФО та ВЗ.

Тому до існуючих підтвердних документів долучається виписка з карткового рахунку керівника чи директора департаменту. Ми вважаємо, що це не є порушенням законодавства, якщо кошти з такої карти використано в межах господарської діяльності.