Оплата закордонного відрядження водіям та табелювання

Запитання:

На підприємстві працює два водії з окладом 7500 грн. Водії 5-7 разів на місяць їздять у закордонні відрядження за товаром. За час перебування у закордонному відрядженні водіям нараховується зарплата і добові в фіксованій сумі 1200,00 грн за день. В табелі проставляємо, що водій працює 8 годин. Виїжджають водії у відрядження в проміжку 4:00-7:00 год. ранку, а повертаються 23:00, або в 1-3 год. ночі (час повернення залежить від черг на кордоні). Чи правильно нараховується зарплата і виплачуються добові водіям, враховуючи специфіку таких поїздок? Яким документом зафіксувати і як прописати такий графік роботи водіїв, враховуючи те, що коли вони не у відрядженні, то працюють з 9:00 до 18:00?

Відповідь:

Відповідно до ст. 121 КЗпП, працівники мають право на відшкодування витрат (добові, вартість проїзду та витрати по найму жилого приміщення) та одержання інших компенсацій у зв'язку з службовими відрядженнями.

За відрядженими працівниками зберігаються протягом усього часу відрядження місце роботи (посада).

Працівникам, які направлені у службове відрядження, оплата праці за виконану роботу здійснюється відповідно до умов, визначених трудовим або колективним договором, і розмір такої оплати праці не може бути нижчим середнього заробітку.

Отже, щоб розрахувати суму, яку належить виплатити працівнику за час відрядження, необхідно розрахувати і порівняти дві величини:

1) середньоденну зарплату.

Середньоденна зарплата за час відрядження розраховується відповідно до Порядку №100 виходячи з виплат, нарахованих працівникові у розрахунковому періоді.

Розрахунковий період для визначення середньоденної зарплати становить два календарні місяці роботи перед місяцем відрядження (з першого по перше число). Середньоденна зарплата обчислюється шляхом ділення виплат за цей період на кількість фактично відпрацьованих робочих днів.

Усі виплати включаються до розрахунку середньої заробітної плати у тому розмірі, в якому їх нараховано, без виключення сум відрахування на податки, стягнення аліментів тощо, за винятком відрахувань із заробітної плати осіб, засуджених за вироком суду до виправних робіт без позбавлення волі.

При обчисленні середньої заробітної плати за останні два місяці, не враховуються виплати за час, протягом якого зберігається середній заробіток працівника, зокрема за час відрядження (абз. 2 п. 4 Порядку №100).

Тобто, якщо попереднє відрядження працівника було оплачено за середньою зарплатою, то така виплата та дні виключаються з розрахункового періоду. Проте, якщо оплату проведено за денним заробітком (оплачено як звичайний робочий день), тоді виплата та дні включаються в розрахунковий період.

2) денну заробітну плату.

Денну заробітну плату розраховують виходячи з тарифної ставки (окладу) працівника, за місяць, у якому він перебував у відрядженні.

Для розрахунку одноденної заробітної плати потрібно суму повного окладу (тарифної ставки) відрядженого працівника та інших нарахованих йому в місяці відрядження виплат (премії, доплати, суми індексації тощо) поділити на кількість робочих днів у цьому місяці за графіком роботи підприємства (працівника).

Відповідно сума оплати днів відрядження виходячи зі звичайної зарплати визначається як добуток одноденної заробітної плати та кількості днів відрядження.

З цих величин необхідно вибрати більшу і на її підставі розрахувати суму оплати часу відрядження. При цьому оплачуються всі робочі дні тижня за графіком, установленим за місцем роботи, з якого відряджено працівника.

Тож, для оплати днів відрядження мають порівнюватися дві величини: середній та денний заробіток. І та величина, яка виявиться більшою береться до розрахунку. Час перебування працівника у відрядженні в табелі позначається літерним кодом «ВД» або цифровим «07».

В ситуації, що розглядається, водії виїжджають у відрядження в проміжку 4:00-7:00 год. ранку, а повертаються 23:00, або в 1-3 год. ночі. Відповідно бачимо, що працівники виконують роботу понад нормальну тривалість робочого дня.

Такі години, як правило, роботодавцем компенсуються у такий спосіб:

• наданням щорічної додаткової відпустки (кількість календарних днів залежить від вантажності автомобіля);
• або доплатою водіям за НРД у розмірі 25% тарифної ставки.

Із ситуації зрозуміло, що перепрацьовані години водіям не оплачують, також видно, що в табелі їх не відображають, а зазначають тривалість робочого дня відповідно до встановленого графіку. Тобто, запис в табелі має вигляд: у верхньому рядку — «8», у нижньому — «ВД» (або «07»).

Якщо роботодавець бажає проводити доплату за відпрацьовані години понад норму, то все одно в табелі вказується робочий час за графіком, тобто «8». Факт перепрацьованих годин фіксується в відомості обліку робочого часу та відпочинку водія та в індивідуальній контрольній книжці.

Факт введення водіям певної компенсації (чи або/або) потрібно передбачити в Положенні про відрядження, а про надання щорічної додаткової варто зазначити і у Положенні про оплату праці.