Оформлення на роботу працівника, у якого електронна трудова книжка

Е-ТК - це цифровий аналог паперової трудової книжки.

Облік трудової діяльності працівника здійснюється в електронній формі в реєстрі застрахованих осіб Державного реєстру загальнообов’язкового державного соціального страхування у порядку, визначеному Законом про ЄСВ (ст. 48 КЗпП).

Записи про прийняття на роботу, переведення та звільнення, заохочення та нагороди за успіхи в роботі роботодавецьзобов’язаний вносити до трудової книжки, що зберігається у працівника, лише на його вимогу (ст. 47 КЗпП).

Тому при звільненні з попереднього місця роботи, працівник міг не подати трудову книжку для внесення запису про звільнення, оскільки при оцифруванні ТК роботодавець видав їх на руки працівникам під підпис в журналі обліку руху трудових книжок.

За Законом «Про внесення змін до деяких законодавчих актів України щодо обліку трудової діяльності працівника в електронній формі» у працівників і роботодавців є п’ять років для оцифрування трудових книжок. Після перевірки даних з боку Пенсійного фонду України та їхнього внесення до Реєстру застрахованих осіб Державного реєстру загальнообов’язкового державного соціального страхування буде сформований кінцевий варіант електронної трудової книжки. Відтоді паперова версія буде непотрібна і зможе зберігатися в працівника або вестися паралельно з електронною версією, якщо цього забажає працівник.

Тобто, починаючи з 10.06.2021 р. усі роботодавці повинні подавати до Реєстру застрахованих осіб відомості з паперових трудових книжок про трудову діяльність своїх працівників. Протягом 5-річного (тобто до 10.06.2026 р.) перехідного періоду дозволене паралельне використання паперової трудової книжки (за бажанням працівника) та електронної форми відомостей про трудову діяльність.

Таким чином, при прийомі на роботу після 10.06.2021 р. новий працівник повинен надати трудову книжку (за її наявності (за бажанням)) або відомості про трудову діяльність із Реєстру застрахованих осіб. 

Тож, якщо при прийомі на роботу працівник подає, окрім відомостей з Реєстру застрахованих осіб паперову трудову книжку, то роботодавець повинен внести до неї відповідний запис, незважаючи на відсутність в ній запису про звільнення з останнього місця роботи, бо це його вимога. Проте, запис про звільнення з попереднього місця роботи вже міститься в самому Реєстрі. Новий роботодавець має його бачити в наданих працівником відомостей про трудову діяльність із Реєстру застрахованих осіб. 

Новому роботодавцеві для внесення в Реєстр відсутньої інформації про прийом на роботу працівника достатньо правильно сформувати та подати Додаток 5 Об’єднаної звітності. А через деякий час зайти на портал ПФУ, під ключами роботодавця або працівника, та перевірити чи потрапила подана інформація до Реєстру.