Головбух за директора: як підписувати документи?

Визначення особи, яка заміщатиме директора на час його відсутності, залежить від структури штату підприємства і від рішення самого директора. Так, згідно зі ст. 64 ГКУ підприємство самостійно визначає свою організаційну структуру, установлює чисельність працівників і штатний розпис.

Відповідно до ст. 105 КЗпП, працівникам, які виконують на тому ж підприємстві, в установі, організації поряд з своєю основною роботою, обумовленою трудовим договором, додаткову роботу за іншою професією (посадою) або обов'язки тимчасово відсутнього працівника без звільнення від своєї основної роботи, провадиться доплата за суміщення професій (посад) або виконання обов'язків тимчасово відсутнього працівника.

Тож, виконання обов’язків тимчасово відсутнього директора можна покласти на головбуха без звільнення її від своєї основної роботи з установленням доплати на умовах, передбачених у колективному договорі. Непроведення доплати є порушенням трудового законодавства.

Зазначимо, що встановити тимчасове заступництво (заміщення), щоб не проводити доплату, в даному випадку не можна, бо тоді головбуха потрібно звільнити від його основної роботи.

Відповідно до абз. 2 ч. 2 ст. 207 ЦКУ правочин, який вчиняє юридична особа, підписується особами, уповноваженими на це її установчими документами, довіреністю, законом або іншими актами цивільного законодавства.

Довіреність складається в довільній формі з дотриманням вимог ст. 244-250 ЦКУ.

Тобто, щоб головбух, який заміщатиме директора, міг представляти інтереси підприємства у правовідносинах з третіми особами, потрібно йому видати довіреність. У довіреності слід зазначити період, на який вона видана, а також проставити дату її видачі. Довіреність, у якій не вказана дата її вчинення, є нікчемною (ст. 247 ЦКУ).

Також у довіреності необхідно зазначити обсяг повноважень представника директора, а саме, які саме договори він має право підписувати, які АВР, рахунки та інші документи. 

У п. 10 глави 7 розділу II Правил № 1000/5 визначено, що в разі відсутності посадової особи, найменування посади, прізвище, ініціали якої зазначено на проекті документа, документ підписує особа, яка виконує її обов’язки, або її заступник. У цьому випадку обов’язково вказують фактичну посаду та прізвище особи, яка підписала документ (виправлення вносять рукописним або машинописним способом, якщо документ неможливо передрукувати). Підписувати документ із прийменником «за» або ставити правобіжну похилу риску перед назвою посади не дозволяється.

У Правилах також зазначено, що до найменування посади керівника слова «Виконуючий обов’язки» або «В. о.» додаються в разі заступництва керівника за наказом (розпорядженням). 

Держпраці у Дніпропетровській області з цього питання зазначила, що визначення поняття «заступництво» міститься лише в Роз’ясненні Держкомпраці СРСР і Секретаріату ВЦРПС «Про порядок оплати тимчасового заступництва» від 29 грудня 1965 р. № 30/39, в якому ним вважається виконання службових обов’язків за посадою тимчасово відсутнього працівника, якщо це викликано виробничою необхідністю. Таке формулювання суперечить вимогам КЗпП, якими підприємства повинні керуватися при застосуванні норм чинного законодавства. Статтею 105 КЗпП законодавчо визначено виконання обов’язків тимчасово відсутнього працівника без звільнення від своєї основної роботи. 

Це означає, що працівник, який їх виконує (в даному випадку головбух), обіймає свою основну посаду, тому підписувати документи в разі покладення на нього обов’язків тимчасово відсутнього керівника він має за посадою «Головний бухгалтер», і цю ж посаду слід вказувати під час їх підписання.

Тобто підприємство може самостійно визначати, який варіант оформлення тимчасово виконуючого обов’язки керівника вибрати в такому випадку, адже із цього приводу чинне законодавство обмежень не встановлює.