Звільнення під час відпустки: сторнування та донарахування

Згідно з ст. 3 Закону про відпустки, за бажанням працівника у разі його звільнення (крім звільнення за порушення трудової дисципліни) йому має бути надано невикористану відпустку з наступним звільненням. Датою звільнення в цьому разі є останній день відпустки.

Якщо працівник вирішив розірвати трудовий договір до закінчення щорічної відпустки, він має подати письмову заяву про звільнення з роботи раніше узгодженого з роботодавцем строку. У заяві працівник зазначає причини таких дій, підтверджує підстави звільнення та просить змінити дату раніше домовленого строку на нову.

У разі звільнення працівника за власним бажанням (ст. 38, 39 КЗпП), за угодою сторін (п. 1 ст. 36 КЗпП) або на підставі п. 2 ст. 36 КЗпП роботодавець видає наказ.

Таким чином, працівник буде звільнений до закінчення щорічної відпустки з дати, з якої він просив. Ця дата є останнім днем припиненої відпустки. У табелі обліку використання робочого часу день звільнення працівника за новою датою має бути позначений як перебування його у щорічній відпустці. Трудову книжку працівника доцільно заповнити під час його фактичного звільнення (за бажанням працівника).

Отже, законодавством не заборонено звільняти працівника за його бажанням не з останнього дня наданої йому щорічної відпустки, а з дати вказаної в заяві про звільнення.

При звільненні працівника виплата всіх сум, що належать йому від підприємства, установи, організації, провадиться в день звільнення (ст. 116 КЗпП).

Відповідно до абз. 1 п. 2 Порядку №100, обчислення  середньої  заробітної  плати  для оплати часу відпусток або для виплати компенсації за невикористані відпустки проводиться виходячи з  виплат за останні 12 календарних місяців роботи, що   передують  місяцю  надання  відпустки  або  виплати компенсації за невикористані відпустки. 

Отже, для працівника (інвалід ІІ групи), який пішов у відпустку з 29.03.2021 р. по 29.06.2021 р. розрахунковим періодом був березень 2020 р.- лютий 2021 р. 

У ситуації, що розглядається, працівник спочатку написав заяву про надання щорічної відпустки з подальшим звільненням в останній день відпустки, а потім під час відпустки вирішив звільнитися раніше. Що робити з вже виплачено сумою відпускних та ще належною до виплати компенсацією за невикористанані дні відпустки?

У цьому випадку, у день звільнення із працівником має бути проведений повний розрахунок, зокрема, виплачено компенсацію за всі невикористані дні відпустки. Якщо працівник припинив відпустку достроково, щоб звільнитися, то дні відпустки, що припадали на календарні дні після звільнення, вже не вважатимуться днями відпустки, тому слід провести виправлення (сторнування) нарахованих за ці дні сум відпускних. Відсторновані дні відпустки стануть днями, що підлягають компенсації.

У зв’язку з таким сторнуванням зміниться й розрахунковий період для нарахування компенсації. Оскільки працівник звільнився 31.05.2021 р., то розрахунковий період для нарахування компенсації буде травень 2020 р. - квітень 2021 р.

Зробивши відповідні виправлення, відсторновані дні та ті дні, що ще належали до компенсації (28 к.днів) підлягають компенсації за новим розрахунковим періодом та виплаті працівнику в останній день звільнення.

Оскільки відповідне виправлення не було проведено, то після виправлення помилки працівнику потрібно буде доплатити відповідну суму.

Згідно з пп. 164.2.20 ПКУ, до загального місячного (річного) оподатковуваного доходу платника податку включаються інші доходи, крім зазначених у ст. 165 ПКУ.

Таким чином, із донарахованих сум компенсації за невикористану відпустку потрібно утримати ПДФО у розмірі 18% та ВЗ - 1,5%.

Донараховані суми звільненому працівнику відображають в Додатку 4ДФ об’єднаної звітності, у тому місяці кварталу, в якому проведено таке донарахування за ознакою доходу "127". При цьому жодних уточнюючих звітів за попередні періоди подавати не потрібно. Крім того, у графі 8 Додатку 4ДФ потрібно поставити дату звільнення працівника, оскільки виплати належать звільненому працівнику.

Для правильного нараховування/ненараховування ЄСВ на донараховані суми потрібно керуватися Порядком №1170 та Інструкцією №5.

До бази нарахування ЄСВ включаються лише нараховані після звільнення виплати за відпрацьований час (абз. 2 ч. 2 ст. 7 Закону про ЄСВ). А перелік виплат за невідпрацьований час, передбачено пп. 2.2.12 Інструкції №5, до них відноситься і оплата компенсації за невикористані дні відпустки.

Таким чином, на донараховані суми компенсації звільненим працівникам нараховувати ЄСВ не потрібно, бо це є виплати за невідпрацьований час. Оскільки на виплати за невідпрацьований час, нараховані колишнім працівникам, ЄСВ не нараховують, тож і у Додатку 1 об’єднаної звітності не відображають.