Як заповнити авансовий звіт при знятті готівки до каси з картки «ключ до рахунку»?

Про позицію НБУ щодо класифікації картки «ключ до рахунку» як корпоративної ми писали тут.

Чи потрібен наказ?

Наказ — це розпорядчий документ, який видається керівником установи (структурного підрозділу) на правах єдиноначальності та в межах своєї компетен­ції, обов’язковий для виконання підлеглими.

Тобто метою видання наказу є саме покладення певних обов’язків керівником підприємства на підлеглих. В даному ж випадку зняття готівки в касі «на господарські потреби» здійснюється керівником особисто. Тому вважаємо, що не доречно видавати наказ керівником на призначення його самого до виконання певних обов’язків.

Заповнення авансового звіту при внесені коштів в касу

Якщо ж кошти були зняті з рахунку, але не використані, їх слід повернути роботодавцю до або під час подання зазначеного авансового звіту (пп. 170.9.2 ПКУ).

Якщо працівник не відзвітує своєчасно, або не надасть разом із авансовим звітом документи, які підтверджують понесені витрати (крім добових під час відрядження), або не поверне залишок невикористаних підзвітних коштів, такі кошти стануть оподаткованим доходом працівника  (пп. 164.2.11 ПКУ).

Тобто фактично, відповідальність за неподання авансового звіту була б лише у тому випадку, якщо керівник все ж таки поніс певні витрати. У даному випадку він лише повертає невикористану суму коштів, тому відповідальності за неподання ним авансового звіту (або оформлення його з помилками) не передбачено.

Однак все ж таки, якщо виходити з правил документообороту авансовий звіт необхідно скласти і прикріпити до нього сліп-чек з банкомату про зняття коштів (але знову ж таки відповідальності за його відсутність не передбачено).

Зворотній бік авансового звіту повністю залишається пустим (проставляється лише підпис підзвітної особи).

Титульна частина авансового звіту заповнюється також аналогічним чином – ніби керівником було отримано з рахунку готівкові кошти, які не було використано (витрати 0) та повернути підприємству до каси (запис: Дт 301 Кт 3721).

Зокрема, звіт затверджується у сумі 0 грн, сума отриманих коштів зазначається сума, що була отримана з картки «ключ до рахунку», витрачено 0, залишок – сума, що повертається в касу підприємства. У графі «призначення авансу» можна вказати «на господарські потреби». Графа перевитрата при цьому не заповнюється.

Крім того, сума цього «залишку» вказується у реквізиті «залишок унесений» із зазначенням реквізитів касового документу, яким оформлюється оприбуткування готівки в касу. Показники суми податку не заповнюються.