Чи може існувати головний бухгалтер без бухгалтерської служби?

Основні функції головного бухгалтера або особи, на яку покладено ведення бухобліку підприємства, визначені ч. 7 ст. 8 Закону про бухоблік.

Відповідно до завдань та обов'язків, передбачених кваліфікаційною характеристикою посади головного бухгалтера згідно з Довідником кваліфікаційних характеристик професій працівників, головний бухгалтер, зокрема:

• керує працівниками бухобліку підприємства та розподіляє між ними посадові завдання та обов'язки,
• знайомить цих працівників із нормативно-методичними документами та інформаційними матеріалами, які стосуються їх діяльності.

Крім того, відповідно до Національного класифікатора України ДК 003:2010 "Класифікатор професій", професійна назва роботи "Головний бухгалтер" за кодом Класифікатора (код 1231) відноситься до професійного угруповання "Керівники фінансових, бухгалтерських, економічних, юридичних та адміністративних підрозділів".

Також Мінфін у листі від 30.06.2017 р. №35210-07-10/17419 зазначив, що для забезпечення ведення бухгалтерського обліку підприємство самостійно обирає форми його організації, зокрема, введення до штату підприємства посади бухгалтера або створення бухгалтерської служби на чолі з головним бухгалтером.

Крім того, Мінсоцполітики у листі від 13.11.2017 р. №21929/0/2-17/13 погоджується з позицією Мінфіну і зазначає, що введення до штатного розпису підприємства посади головного бухгалтера можливе у разі створення відповідного структурного підрозділу.

Таким чином, посада головного бухгалтера передбачає наявність підлеглих працівників.

Що буде, якщо підприємство зазначить у штатному розписі і у трудовій книжці посаду "головний бухгалтер" без створення відповідного підрозділу? 

Окремої відповідальності за це законодавством не встановлено. Тож, найбільше, що загрожуватиме роботодавцю, це штраф за інші порушення законодавства з праці (одна мінімальна зарплата на момент виявлення "порушення" за ст. 265 КЗпП). 

Працівнику може бути гірше. Адже запис про посаду, яку він займає за основним місцем роботи вноситься до трудової книжки. А трудова книжка і досі вимагається при оформленні пенсії, і неправильно зазначена посада може цьому зашкодити (див. також роз'яснення від Мінсоцполітики). 

Створити підрозділ з однієї особи - теж не вихід. Адже Мінсоцполітики та Мінфін наполягають на наявності підлеглих головному бухгалтеру працівників.

Тож, роботодавцю доведеться або створювати підрозділ (наприклад, відділ бухгалтерії) на чолі з головним бухгалтером, або змінити посаду головного бухгалтера на просто бухгалтера (але єдиного).  На жаль, зробити це доведеться "заднім числом". А отже, доведеться виправляти і штатний розпис, і наказ про прийняття  на роботу головного бухгалтера, і запис у його трудовій книжці. Звісно, якщо він на підприємстві єдиний.   

Існує і ще одна думка автора, який критикує позицію Мінфіну та Мінсоцполітики, про це ми писали тут. Брати її до уваги, чи ні вирішувати має сам роботодавець, але майте на увазі, що таку позицію прийдеться відстоювати при перевірці.

При відсутності на підприємстві головного бухгалтера при складанні звітності можливе накладання ЄЦП безпосередньо власником чи керівником підприємства. Для цього до контролюючого органу подається заява за формою №1-ОПП або за формою №1-РПП з позначкою «Відомості про особу, відповідальну за ведення бухгалтерського та/або податкового обліку» з відомостями про керівника підприємства.

Щоб надати право підпису електронних документів особам, яким делеговано право підпису, платник в контролюючий орган направляє повідомлення про надання інформації щодо ЕЦП в електронному вигляді.

Відповідно до пп. 66.4 ПКУ та пп. 9.3 розділу ІХ Порядку №1588, платники податків – юридичні особи та їх відокремлені підрозділи зобов’язані подати контролюючому органу відомості стосовно осіб, відповідальних за ведення бухгалтерського та/або податкового обліку юридичної особи, її відокремлених підрозділів, у 10-денний строк з дня взяття на облік чи виникнення змін у облікових даних платників податків, шляхом подання заяви за формою №1-ОПП або за формою №1-РПП з позначкою «Відомості про особу, відповідальну за ведення бухгалтерського та/або податкового обліку». При цьому, заповнюються розділи 1, 2, 4 та 10 заяви за формою №1-ОПП, а інформація про засновників не подається.

Крім того, платники податків, можуть подати заяву за формою №1-ОПП або за формою №1-РПП з позначкою «Відомості про особу, відповідальну за ведення бухгалтерського та/або податкового обліку» засобами електронного зв’язку в електронній формі з дотриманням умови щодо реєстрації електронного підпису підзвітних осіб у порядку, визначеному законодавством.

Платник створює електронні документи у строки та відповідно до порядку, що визначені законодавством для відповідних документів в електронному та паперовому вигляді, із зазначенням всіх обов’язкових реквізитів та з використанням ЕЦП.

Створення електронного документа завершується накладанням на нього ЕЦП підписувача (підписувачів), електронної печатки (за наявності), як передбачено для аналогічного документа в паперовому вигляді.

Згідно з абз. 2 пп. 48.5.1 ПКУ, достатнім підтвердженням справжності документа податкової звітності є наявність оригіналу підпису уповноваженої особи на документі у паперовій формі або наявність в електронному документі ЕЦП (КЕП) платника податку. Тому у разі відсутності на підприємстві посади головного бухгалтера, подають посилені сертифікати відкритих ключів шляхом направлення повідомлення на всіх відповідальних осіб платника податків, які мають право відповідного підпису. Аналогічна думка з цього питання міститься у листі ІПК ГУ ДПС у Днiпропетровськiй областi від 05.11.2019 р. №1191/ІПК/04-36-04-01-16.

З вищезазначеного можна зробити висновок, що у разі, якщо у штатному розписі підприємства передбачена посада єдиного бухгалтера і наказом керівника на неї делеговано право ведення бухгалтерського обліку та складання і подання податкової звітності, тоді такій посадовій особі необхідно одержати в акредитованих центрах сертифікації ключів ЕЦП і подати до органу ДПС за місцем реєстрації посилені сертифікати ЕЦП даної особи (Порядок №1246).