Компенсація працівнику витрат, понесених у закордонному відрядженні: який курс застосовувати?

Згідно з п. 5 П(С)БО 21 операції в іноземній валюті під час первісного визнання відображаються у валюті звітності шляхом перерахунку суми в іноземній валюті із застосуванням валютного курсу на початок дня, дати здійснення операції (дати визнання активів, зобов'язань, власного капіталу, доходів та витрат).

Зобов'язання перед працівником за авансовим звітом виникають у підприємства саме на дату подання і затвердження такого авансового звіту. Отже, зважаючи на те, що аванс на відрядження видавався у гривні, а не у валюті, Положення п. 5 П(С)БО 21 в частині виданого авансу не застосовуються.

Отже, витрати, понесені працівником у відрядженні у іноземній валюті, перераховуються у гривні за курсом НБУ на дату затвердження такого авансового звіту.

При цьому, зверніть увагу, що доки роботодавець не розрахувався з працівником за понесені ним перевитрати у відрядженні, бухгалтер матиме справу з валютною кредиторською заборгованістю перед працівником, тобто монетарною статтею, за якою визначаються курсові різниці на дату балансу та на дату погашення заборгованості (п. 8 П(С)БО 21):

• якщо курс НБУ зростає від дати затвердження авансового звіту до дати балансу або дати погашення заборгованості, відображаються витрати проведенням Дт 945 Кт 372;
• якщо він знижується — відповідно, визнається дохід кореспонденцією Дт 372 Кт 714.

Щодо компенсації за проживання працівника у відрядженні зауважимо, що згідно з ст. 121 КЗпП працівники мають право на відшкодування витрат та одержання інших компенсацій у зв'язку з службовими відрядженнями.

При цьому, у пп. «а» п. 170.9.1 ПКУ встановлено, що не є доходом платника податку - фізособи, яка перебуває у трудових відносинах із своїм роботодавцем, сума відшкодованих йому у встановленому законодавством порядку витрат на відрядження в межах фактичних витрат, зокрема, на оплату вартості проживання у готелях (мотелях) або на найм інших жилих приміщень. Однак такі витрати не включаються до доходу лише за наявності підтвердних документів, що засвідчують вартість цих витрат (рахунків, отриманих із готелів (мотелів) або від інших осіб, що надають послуги з розміщення та проживання фізичної особи, в тому числі бронювання місць у місцях проживання).

Отже, підприємство не тільки може, а й зобов’язане відшкодувати працівнику витрати, понесені ним у відряджені на оплату вартості проживання, і за умови наявності підтверджувальних документів така компенсація на підставі пп. «а» п. 170.9.1 ПКУ не включається до оподатковуваного доходу такої особи.