Сплата директором за проживання працівника, що знаходиться з ним у відрядженні: як відобразити у авансовому звіті?

Ситуація має два аспекти, перший з яких полягає у тому, що керівник сплачує за проживання співробітника, якого також направлено у відрядження і другий аспект у тому, що сплата проводиться за двомісні номери, при фактичному проживанні в них лише по одному відрядженому співробітнику.

Стаття 121 КЗпП вимагає від роботодавця фінансувати вартість проживання працівника за місцем відрядження, але не деталізує порядок надання такого фінансування.

Відповідно до п. 170.9.1 ПКУ не є доходом фізичної особи сума відшкодованих йому витрат на відрядження в межах фактичних витрат, а саме, на оплату вартості проживання у готелях (мотелях), а також включених до таких рахунків витрат на харчування чи побутові послуги (прання, чищення, лагодження та прасування одягу, взуття чи білизни). 

Зазначені витрати не є об’єктом оподаткування ПДФО  лише за наявності підтвердних документів, що засвідчують вартість цих витрат у вигляді рахунків, отриманих із готелів (мотелів) або від інших осіб, що надають послуги з розміщення та проживання фізособи, в тому числі бронювання місць у місцях проживання.

По тому, що директор міг сплатити за власне проживання у готелі і вимагати від роботодавця (підприємства) відшкодування таких витрат, сумнівів немає. Адже фінансувати таке проживання роботодавець може по-різному: або, наприклад, оплатити таке проживання безготівково, або надати працівникам кошти для такої оплати (аванс), або відшкодувати працівникам витрати на проживання, понесені за рахунок власних коштів. Питання тільки в тому, чи може один працівник заплатити за проживання іншого і чи відшкодовуються йому при цьому такі витрати? 

Мінфін вважає, що може і відшкодовуються. Так, у листі від 11.03.2006 р. №31-26030-12-13/5020 Мінфін наголошує: "у  разі  сплати  директором підприємства вартості проживання у готелі відряджених  працівників підприємства  шляхом  застосування закріпленої за директором цього підприємства корпоративної платіжної картки (тобто за рахунок і  в межах коштів, виданих під звіт), до звіту про використання коштів, наданих на відрядження,  мають  бути  додані  оригінали  квитанцій (рахунків) готелю, у яких мають бути відображені прізвища осіб, за проживання яких здійснено  оплату,  терміни  проживання  у  готелі вказаних осіб, вартість найманих ними номерів та види уключених до квитанції (рахунку) витрат".

На нашу думку, аналогічні підтвердні документи директор має надати і у випадку розрахунку за проживання (свого та іншого працівника) карткою з власного (не корпоративного) рахунку. 

Зважаючи на те, що співробітник, за проживання якого сплатив директор, також знаходиться у відрядженні, виконує покладені на нього підприємством задачі (відвідування профільного форуму) і відповідно на його ім’я виписаний рахунок на другий номер – це є підтвердженням фактичних витрат керівника на оплату проживання співробітника і на зв’язок цих витрат з господарською діяльністю підприємства. Тож керівник може включити до свого авансового звіту витрати на проживання співробітника, та отримати компенсацію понесених витрат, що не буде об’єктом оподаткування ПДФО.

З іншого боку варто зазначити, що у даній ситуації сплачується за двомісні номери, для проживання в них лише однієї відрядженої особи. З цього приводу податківці надавали роз’яснення, що відшкодуванню працівнику підлягають лише витрати на проживання у розмірі вартості одного місця в готелі, а у випадку наймання двомісного номера для однієї особи, вартість другого місця розглядається як надмірне використання працівником коштів і підлягає оподаткуванню ПДФО.

Однак, податківці озвучуючи дану думку, спираються на Інструкцію №59, яка використовується для працівників бюджетної сфери. А ПКУ не містить інформації, що неоподатковуваним доходом є вартість лише одного місця у двомісному номері. 

Тож найбільш безпечним варіантом в даному випадку буде або зазначити в авансовому звіті  керівника лише половину вартості двомісних номерів, або, якщо у авансовому звіті буде зазначено повну вартість таких номерів, надати вартість другої половини номерів працівнику як оподаткованого доходу і оподаткувати її ПДФО та ВЗ. 

У випадку ж, якщо підприємство вважає доцільним включити всю суму вартості проживання у двомісних номерах до авансового звіту і не обкладати ПДФО – тоді необхідно підготуватись відстоювати свою позицію у судовому порядку, і у випадку претензій податківців обґрунтовувати господарську необхідність наймання саме двомісних номерів для проживання в них по одному співробітнику (або відсутність інших вільних номерів у цьому готелі та складність чи економічну недоцільність наймання житла в іншому місці проживання).

Також зверніть увагу, що при оподаткуванні ПДФО даних сум, буде мати місце застосування «негрошового коефіцієнту». Сума відшкодованих витрат, які оподатковуються,  в звіті за формою №1ДФ відображаються як суми надміру витрачені співробітником, з ознакою доходу 118.