Витрати на закордонне відрядження у 2026 році: звітність та використання корпоративної платіжної картки (аудіоверсія)

Використання директором корпоративної платіжної картки під час закордонного відрядження допускається для оплати витрат, пов’язаних із господарською діяльністю підприємства. Якщо розрахунки здійснювалися виключно в безготівковій формі та оподатковуваний дохід не виникав, подання авансового звіту не є обов’язковим. Водночас усі витрати мають бути належним чином документально підтверджені. Відсутність окремих проїзних документів потребує додаткового обґрунтування понесених витрат. 

Окремо слід врахувати, що відповідно до ст. 121 КЗпП працівникам гарантується відшкодування витрат у зв’язку зі службовими відрядженнями. Невидача авансу на відрядження може бути кваліфікована як порушення трудового законодавства та спричинити застосування до роботодавця фінансових санкцій за ст. 265 КЗпП, а до відповідальних посадових осіб — адміністративної відповідальності за ст. 41 КУпАП  (штраф за ст. 265 КЗпП — у розмірі 1 МЗП, тобто 8 647 грн у 2026 році, та адмінштраф на посадових осіб за ст. 41 КУпАП від 510 до 1 700 грн). При цьому наявність корпоративної картки сама по собі не підтверджує забезпечення працівника коштами на всі необхідні витрати, зокрема добові.

Корпоративна картка 

Кошти на корпоративному рахунку належать підприємству. Операції за корпоративною карткою здійснюються її уповноваженим держателем відповідно до умов банківського обслуговування. Витрати підтверджуються банківськими виписками, платіжними документами та первинними документами щодо придбаних товарів або послуг.

Звіт про використання коштів

Відповідно до пп. 170.9.4 ПКУ авансовий звіт обов'язково складається у разі: 

• виникнення оподатковуваного доходу, визначеного відповідно до пп. 170.9.1 ПКУ;
• використання готівки понад суму добових витрат.

Якщо розрахунки за корпоративною карткою здійснювалися виключно в безготівковій формі та оподатковуваний дохід відсутній, подання авансового звіту за вимогами ПКУ не є обов'язковим.

Водночас підприємство повинно забезпечити належне документальне оформлення витрат відповідно до Закону України «Про бухгалтерський облік та фінансову звітність в Україні».

Строк подання підтвердних документів

Відповідно до пп. 170.9.3 ПКУ при безготівкових розрахунках із використанням платіжних інструментів документальне підтвердження витрат здійснюється до закінчення місяця, наступного за місяцем завершення відрядження. Якщо списання коштів за платіжними операціями відбулося після завершення відрядження, цей строк продовжується на один календарний місяць. Така позиція підтверджується і в чинному роз’ясненні в базі ЗІР.  

Висновки

• Використання корпоративної картки для оплати витрат на відрядження дозволяється. За відсутності оподатковуваного доходу та здійснення виключно безготівкових розрахунків авансовий звіт не є обов’язковим;
• Документальне підтвердження витрат є обов’язковим незалежно від необхідності складання авансового звіту. Відсутні проїзні документи потребують додаткового обґрунтування, а підтвердні документи мають бути подані у строки, встановлені пп. 170.9.3 ПКУ;
• Невидача авансу на відрядження створює ризик порушення трудових гарантій, передбачених ст. 121 КЗпП, та притягнення роботодавця і відповідальних посадових осіб до відповідальності.