Так, ви можете компенсувати працівнику витрати за чеками «Нової пошти» від жовтня 2025 року. Порядок оподаткування та оформлення залежить від того, чи видавався аванс, чи працівник витратив власні кошти.
Якщо працівник витратив власні кошти
Законодавство не встановлює жорстких термінів для відшкодування підприємством коштів, які працівник витратив на господарські потреби (послуги пошти) за власний рахунок. Право на відшкодування таких витрат гарантовано ст. 1160 ЦКУ.
Для отримання компенсації без оподаткування необхідно:
- Наявність оригіналів фіскальних чеків «Нової пошти»;
- Підтвердження роботодавцем зв'язку витрат із господарською діяльністю підприємства та виконанням працівником трудових обов'язків.
Подання працівником Звіту про використання коштів (авансового звіту)
Якщо працівнику видавався аванс
Згідно з пп. 170.9.3 ПКУ, звіт про використання коштів, виданих під звіт, подається до закінчення місяця, наступного за місяцем, у якому завершується виконання окремої цивільно-правової дії. Для чеків за жовтень 2025 року граничний строк звітування минув 30 листопада 2025 року.
Якщо працівник отримав аванс і не відзвітував вчасно, це не означає автоматичного оподаткування всієї суми. Оподатковується лише сума, що перевищує фактичні витрати, підтверджені документально (пп. 170.9.1 ПКУ). За наявності оригіналів чеків та підтвердження зв'язку витрат з діяльністю підприємства компенсація не оподатковується.
Оподаткування при відсутності зв'язку з трудовими обов'язками
Якщо підприємство вирішить компенсувати витрати, які не пов'язані з виконанням працівником трудової функції або не мають належного документального підтвердження від роботодавця, така виплата вважається доходом працівника (пп. 164.2.20 ПКУ). У такому разі утримуються:
- ПДФО - 18%;
- Військовий збір - 5%.
Для правомірного відшкодування без податків працівник має надати оригінали чеків та авансовий звіт, а керівник — затвердити наказ про відшкодування витрат, понесених працівником у зв'язку з виконанням трудових обов'язків для потреб підприємства.
Цю відповідь підготував ШІ-консультант від «Дебету-Кредиту»
та перевірили фахівці редакції
Поставте своє запитання ШІ-консультанту і переконайтесь у зручності сервісу
Консультую з податкового та бухобліку
Поставте ваше запитання
