Виправлення суми відпускних у Об’єднаній звітності

Спосіб виправлення помилки в сумі відпускних залежить від того, чи минув граничний термін подання звіту. Оскільки з 1 січня 2025 року запроваджено щомісячну форму Податкового розрахунку, виправлення подається за кожен місяць окремо.

Якщо граничний термін подання звіту минув, помилку виправляють через тип «Уточнюючий» (або у складі поточного «Звітного»), використовуючи код типу нарахувань (КТН) «3» для зменшення суми або КТН «2» для збільшення суми відпускних. КТН «10»! при виправленні помилки, в даному випадку не застосовується. Якщо термін не минув, подають «Звітний новий», де за допомогою ознак «1» (вилучення) та «0» (введення) замінюють помилковий рядок правильним.

Обґрунтування та алгоритм дій

1. Визначення типу Розрахунку

• «Звітний новий»: подається до закінчення граничного строку (20 числа місяця, наступного за звітним);
• «Уточнюючий»: подається після закінчення граничного строку. Згідно з п. 1 розд. V Порядку №4, уточнюючий звіт має містити лише ті додатки та рядки, які коригуються.

2. Коригування у Додатку 1 (ЄСВ)

Порядок виправлення помилок регулюється Наказом Міністерства фінансів України від 13.01.2015 р. №4.

Варіант 1: Граничний термін подання звітності вже минув

Виправлення сумової помилки:

• завищеної суми відпускних: здійснюється за допомогою КТН «3»;
• заниженої суми відпускних: здійснюється за допомогою КТН «2». 

Це можна зробити двома способами:

• Подати окремий Податковий розрахунок із типом «Уточнюючий» за той період, де сталася помилка;
• Включити коригуючий рядок до «Звітного» розрахунку за поточний місяць.

Порядок заповнення Додатка 1:

• Графа 09 (КТН): вкажіть код «3» (самостійне зменшення зайво нарахованої суми єдиного внеску)/ код «2» (самостійне збільшення нарахованої суми єдиного внеску);
• Графа 10: місяць та рік, за який виправляється помилка (період, у якому були нараховані відпускні);
• Графи 16 та 17: вкажіть суму різниці (суму, на яку потрібно зменшити/збільшити базу нарахування);
• Графа 20: вкажіть суму ЄСВ, нараховану на цю різницю;
• Графа 25: не заповнюється при коригуванні сумових показників за минулі періоди за допомогою КТН 2 та 3.

Якщо ви використовуєте КТН «3» для зменшення суми, то згідно з роз'ясненням ПФУ, сума вказується без знака «мінус», оскільки сам код вже означає зменшення.

Варіант 2: Граничний термін подання звітності ще не минув

Якщо ви виявили помилку до закінчення дедлайну, подається Розрахунок із типом «Звітний новий».

Порядок заповнення Додатка 1:

• Перший рядок: повністю повторіть помилковий рядок із раніше поданого звіту, а у графі 25 поставте ознаку «1» (на вилучення рядка);
• Другий рядок: вкажіть правильні дані (коректну суму відпускних із КТН «10»), а у графі 25 поставте ознаку «0» (на введення рядка).

3. Коригування у Додатку 4ДФ (ПДФО та ВЗ)

У 4ДФ виправлення здійснюється методом «виключення-включення» рядків (п. 10 розд. V Порядку №4):

• Рядок 1 (на виключення): Повністю повторіть помилковий рядок із попереднього звіту. У графі 10 поставте ознаку «1»;
• Рядок 2 (на введення): Вкажіть правильні дані (суму зарплати + правильну суму відпускних, якщо вони йдуть під одним кодом ознаки доходу «101»). У графі 10 поставте ознаку «0».

4. Основна частина Розрахунку

Якщо в результаті виправлення змінилася загальна сума нарахованого доходу або ЄСВ, ці зміни мають бути відображені у Розділі І Податкового розрахунку:

• Збільшення суми відображається у рядках 4 (4.1, 4.1.1 тощо (залежно від ставки ЄСВ));
• Зменшення суми відображається у рядках 6 (6.1, 6.1.1 тощо (залежно від ставки ЄСВ)).

Важливі деталі:

• Військовий збір: З 1 грудня 2024 року ставка ВЗ для найманих працівників становить 5%. При виправленні помилок за періоди після цієї дати переконайтеся у правильності застосованої ставки;
• Нумерація: Кожен наступний Розрахунок (навіть уточнюючий) у межах одного місяця повинен мати наступний порядковий номер (консультація №24);
• Штрафи: При самостійному виправленні помилок, що призвели до заниження податкового зобов'язання, під час дії воєнного стану штрафні санкції та пеня не нараховуються згідно з пп. 69.1 підрозд. 10 розд. XX ПКУ.