Відображення вартості навчання в Додатку 4ДФ

Ні, заповнення граф 3а «Сума нарахованого доходу» та 3 «Сума виплаченого доходу» в Додатку 4ДФ за липень 2025 року буде некоректним.

Витрати на обов'язкове навчання з охорони праці не є оподатковуваним доходом працівника. Однак, у Додатку 4ДФ необхідно відображати операції відповідно до дат первинних документів та фактичних розрахунків:

• у звіті за червень 2025 р. слід було показати виплату доходу (графа 3);
• у звіті за липень 2025 р. слід показати нарахування доходу (графа 3а) на підставі акта наданих послуг.

Деталі.

1. Податковий статус витрат на навчання з охорони праці

Витрати роботодавця на навчання та перевірку знань працівників з питань охорони праці, яке є обов'язковим згідно із законодавством, не є додатковим благом для таких працівників і, відповідно, не оподатковуються ПДФО та військовим збором.

Оподаткування

Стаття 18 Закону «Про охорону праці» прямо зобов'язує роботодавця за власний рахунок організовувати навчання і перевірку знань працівників з питань охорони праці.

Такі витрати підпадають під дію пп. 165.1.37 ПКУ, який звільняє від оподаткування «суму витрат роботодавця у зв’язку з підвищенням кваліфікації (перепідготовкою) платника податку згідно із законом». Оскільки навчання з охорони праці є вимогою закону, ця норма застосовується в повному обсязі.

ЄСВ

На вартість такого навчання ЄСВ не нараховується, оскільки ці витрати не входять до фонду оплати праці (п. 9 розділу ІІ Переліку №1170).

Заповнення Додатка 4ДФ

Порядок заповнення Додатка 4ДФ вимагає відображати нарахування та виплату доходу в тих звітних періодах (місяцях), в яких ці операції фактично відбулися згідно з первинними документами.

У даній ситуації:

• сплата коштів відбулася у червні 2025 р. - це є фактом виплати доходу;
• навчання завершилося у липні 2025 р. Підставою для відображення нарахування доходу є первинний документ, що підтверджує надання послуги (наприклад, акт виконаних робіт/наданих послуг), який, найімовірніше, датований липнем.

Правильний порядок відображення в Додатку 4ДФ:х

За червень 2025 року:

• Графа 3а «Сума нарахованого доходу»: залишається порожньою;
• Графа 3 «Сума виплаченого доходу»: вказується сума, сплачена за навчання;
• Графи 4а, 4, 5а, 5: залишаються порожніми, оскільки дохід не оподатковується;
• Графа 6 «Ознака доходу»: вказується «158» (Документи 4, 5).

За липень 2025 року:

• Графа 3а «Сума нарахованого доходу»: вказується вартість навчання згідно з актом;
• Графа 3 «Сума виплаченого доходу»: залишається порожньою;
• Графи 4а, 4, 5а, 5: залишаються порожніми;
• Графа 6 «Ознака доходу»: вказується «158».

Оцінка ризиків некоректного заповнення

Якщо відобразити і нарахування (графа 3а), і виплату (графа 3) в одному місяці (липні), це буде вважатися поданням звітності з недостовірними відомостями, оскільки не відповідатиме датам первинних документів та фактичних розрахунків.

Це створить два порушення:

• у звіті за червень: не відображено факт виплати доходу;
• у звіті за липень: невірно відображено дату виплати доходу.

Відповідно до пп. 119.1 ПКУ, подання звітності з недостовірними відомостями може призвести до накладення штрафу в розмірі 1020 грн за кожне таке порушення.

Висновки:

• Не потрібно заповнювати графи 3а та 3 в Додатку 4ДФ за липень 2025 року одночасно для цієї операції;
• Звіт за червень вже подано без цієї інформації, рекомендується подати уточнюючий розрахунок за червень, щоб відобразити виплату;
• У звіті за липень 2025 року слід відобразити нарахування доходу (графа 3а) на підставі акта про надані послуги з навчання.