Який штраф за невідображення у додатку 4ДФ працівника у відпустці без збереження зарплати?

Розглянемо, який штраф за недостовірне подання додатка 1, якщо нарахувань ніяких не було і ЄСВ не нараховувалося

Відпустка без збереження заробітної плати надається працівнику на підставі ст. 84 КЗпП та ст. 26 Закону про відпустки.

Протягом періоду дії воєнного стану роботодавець на прохання працівника може надавати йому відпустку без збереження заробітної плати без обмеження строку, встановленого ч. 1 ст. 26 Закону про відпустки (ст. 12 Закону №2136).

Отже, під час перебування у відпустці без збереження заробітної плати особа вважається працюючою та такою, що знаходиться в трудових відносинах, що підтверджується записами у трудовій книжці. 

Тому, оскільки трудові відносини не перериваються, відпустку працівника без збереження заробітної плати, яка триває цілий місяць, відображають у Додатку 1 єдиної звітності в тому місяці кварталу (або протягом кварталів, років), в якому вона надана наступним чином:

• у графі 13 зазначають кількість днів наданої відпустки без збереження зарплати; 
• у графі 14 - кількість календарних днів перебування у трудових відносин; 
• графи 05-08,10, 21-24 заповнюються в звичайному порядку; 
• інші графи не заповнюються.

Як бачимо, у додатку 1 єдиної звітності з ПДФО, ВЗ та ЄСВ працівнику, який тривалий час перебуває у відпустці без збереження зарплати, не проводиться нарахування зарплати за ці місяці і, відповідно не нараховується ЄСВ, бо відсутня база нарахування. Тому графи 16, 17 та 20 вказаного звіту не заповнюються.  

Отже, штрафу не буде, тому що додаток 1 заповнювався вірно по працівнику, який тривалий час перебуває у відпустці без збереження зарплати, без нарахування зарплати та ЄСВ.

Розглянемо, які ризики для компанії, якщо в додатку 4ДФ єдиної звітності з ПДФО, ВЗ та ЄСВ за 2023 і 2024 роки працівник, який весь час був у відпустці без збереження зарплати, не відображався

Відповідно до пп. «б» п. 176.2 ПКУ податкові агенти зобов’язані подавати у строки, встановлені ПКУ для податкового кварталу, податковий розрахунок сум доходу, нарахованого (сплаченого) на користь платників податків – фізичних осіб, і сум утриманого з них податку, а також сум нарахованого єдиного внеску (з розбивкою по місяцях звітного кварталу), до контролюючого органу за основним місцем обліку. Такий розрахунок подається лише у разі нарахування сум зазначених доходів платнику податку – фізичній особі податковим агентом, платником єдиного внеску протягом звітного періоду. 

Тобто, у Додатку 4ДФ відображати працівника, який цілий місяць перебував у відпустці без збереження зарплати не потрібно, оскільки відсутні нарахування доходу та утримання податків та зборів. Відповідно й не відображається працівник, який тривалий час перебуває у такій відпустці (2023-2024 роки).

Таким чином, якщо працівник декілька років перебуває у відпустці без збереження зарплати, то такого працівника слід відображати тільки в Додатку 1, без відмітки про суми нарахованого доходу та сум ЄСВ.