Затримання у закордонному відрядженні: що з звітуванням?

Питання:

Коли працівник повинен скласти авансовий звіт, якщо він тільки повернеться в Україну 21 травня, а саме відрядження закінчилося до 1 квітня 2023 р., до набрання чинності Законом №2888). Чи доречно скласти авансовий звіт за 3 дні від 03.04.23 р. (2 дні - це дорога до міста відрядження та 1 день зустріч з клієнтом – мета відрядження), а другий авансовий звіт за 2 дні вже після повернення? Чи не вважається додатковим благом працівнику виплачені далеко наперед добові за зворотну дорогу, якщо ще не придбані квитки та і працівник ще може побажати залишитись працювати віддалено і не повернутись 21 травня? Як краще вчинити в даній ситуації?

Відповідь:

Відразу зазначимо, що не є доходом у вигляді додаткового блага працівника сума відшкодованих йому витрат на відрядження в межах фактичних витрат (в тому числі витрат на проїзд працівника до місця відрядження напередодні або з місця відрядження до місця постійної роботи) у разі затримки, якщо:

1) це погоджено з роботодавцем;

2) дати на транспортних квитках співпадають з датами, визначеними у наказі про відрядження;

3) за умови наявності підтвердних документів, передбачених пп. "а" пп. 170.9.1 ПКУ.

Щодо погодження затримки з роботодавцем, то дата на транспортному квитку (вибуття транспортного засобу з місця постійної роботи відрядженого працівника) має співпадати з датою вибуття працівника у відрядження згідно з наказом про відрядження. Відповідно дата на транспортному квитку (прибуття транспортного засобу до місця постійної роботи відрядженого працівника) має співпадати з датою прибуття працівника з відрядження відповідно до наказу про відрядження.

Якщо дата на транспортному квитку не співпадає з датою прибуття працівника з відрядження згідно з наказом про відрядження, з дозволу керівника підприємства береться до уваги затримка у відрядженні на вихідні або святкові й неробочі дні.

За ці дні працівникові не відшкодовуються добові витрати, витрати на найм житлового приміщення та інші витрати (крім витрат на проїзд з місця відрядження до місця постійної роботи). У цьому питанні можна орієнтуватися на п. 7 Інструкції №59, хоча ця Інструкція не має юридичної сили для підприємств приватного сектору і не може бути доказом позиції підприємства. 

Тож, затримка у відрядженні з дозволу керівника на дистанційну роботу, дає право працівнику на роботу та отримання за неї зарплати, але без відшкодування за ці дні добових витрат, витрати на найм житлового приміщення та інші витрати (крім витрат на повернення з місця відрядження до місця постійної роботи). 

Окрім цього, має бути виданий наказ на дистанційну роботу на підставі заяви працівника (де зазначений період такої роботи з місцем (адресою) визначення робочого місця), а також варто видати наказ, у якому зафіксувати згоду керівника на затримку працівника у відрядженні з правом дистанційної роботи, також потрібно прописати умови компенсації вартості зворотнього транспортного квитка. При цьому вартість квитка не оподатковуватиметься ПДФО за умови наявності відповідним чином оформлених транспортних квитків, що підтверджують розмір витрат (пп. 170.9.1 та пп. 165.1.11 ПКУ). А от виплачені добові на початку відрядження за два дні на зворотну дорогу вважатимуться додатковим благом для такого працівника, якщо він не повертатиме ці кошти.

Як діяти в такій «перехідній і нестандартній» ситуації, законодавством не передбачено. Проте, вважаємо, що оскільки повернення з відрядження (хоч і після дистанційної роботи, затримки у відрядженні за проханням працівника та дозволом керівника) відбувається після 1 квітня 2023, то за таким одним відрядженням складається один авансовий звіт за новими правилами, тобто тільки на оподатковуваний дохід (пп. 170.9.4 ПКУ) з метою розрахунку суми ПДФО і ВЗ з наданням усіх підтвердних документів до закінчення місяця, наступного за місяцем, у якому працівник завершив відрядження. 

Наразі роз’яснень податківців з цього питання немає, але підприємство має право на підставі ст. 52 ПКУ звернутися за індивідуальною податковою консультацією з даного питання.