Як заповнити авансовий звіт, якщо працівник витратив кошти з картки раніше, ніж вони списані з картрахунку?

Банки-резиденти відкривають своїм клієнтам – юрособам так звані «корпоративні картки», які дають доступ до банківських рахунків, що належать юрособам, але випускаються такі картки лише на фізичних осіб – працівників таких юросіб. Платіжна картка випускається до поточного рахунку юридичної особи.

«Корпоративна картка» - це комерційна назва такого банківського продукту, як «електронний  платіжний  засіб». З метою безпеки для використання картки може відкриватися окремий рахунок, для якого вона і випускається.

Згодом на цей рахунок можуть перераховуватись лише ті кошти, які призначені для використання за допомогою картки. Ця операція ще не є видачею працівнику підзвітних коштів, це просте переміщення коштів з одного рахунку підприємства на інший.

Надалі  працівник – держатель картки може знімати ці кошти готівкою у банкоматі або розраховуватися карткою. Кожна така операція відображається у виписці банку за картковим рахунком, яка і буде тим первинним документом, що підтверджуватиме отримання готівки працівником або списання коштів з рахунку. Обидві ці операції по суті є видачею працівнику підзвітних коштів безпосередньо з рахунку підприємства: Дт 372 Кт 311.

У виписці за рахунком  видно лише зняття певної суми готівки або списання коштів через POS-термінал теж у певній сумі. Кому та за що було заплачено – цієї інформації у виписці немає. При цьому працівник отримає або квитанцію банкомату про зняття готівки, або квитанцію POS-терміналу про списання коштів з рахунку.

Квитанція банкомата про зняття готівки не має цінності для бухгалтера, оскільки вона не відповідає ознакам первинного документа. Квитанція POS-терміналу не дає жодної інформації про те, що саме було придбано під час здійснення даної розрахункової операції. Тож списання коштів з рахунку проводиться в обліку підприємства на підставі банківської виписки, і відповідно, на дату виписки.

Документами, що свідчать про фактичне здійснення витрат у відрядженні або господарських витрат з картки, будуть стандартні документи - касовий чек РРО, товарний чек, закупівельний акт або інші. Ці документи долучаються до авансового звіту, на підставі якого кредитується рахунок 372 та виводиться сальдо розрахунків з працівником щодо отриманих та витрачених підзвітних коштів. Дата запису за кредитом субрах. 372 – це дата підтвердних документів.

Приклад. ОСББ відкрило корпоративну картку на ім’я працівника з окремим рахунокм до неї і 14.04.2020 р. перерахувало на цей рахунок 12000 грн. ОСББ дає доручення працівнику придбати матеріали для потреб ОСББ. Працівник придбав матеріали 15.04.2020 р. на суму 10600 грн, за які розрахувався карткою через POS-термінал. Цього ж дня він отримав  готівку через банкомат в сумі 1100 грн, та придбав ще матеріали за готівку на суму 1080 грн. Від першої покупки працівник отримав фіскальний чек РРО та квитанцію POS-терміналу про списання коштів з рахунку, а від другої – тільки фіскальний чек РРО, адже там був готівковий розрахунок.

Обидва чеки датовані 15.04.2020 р. Кошти в сумі 10600 грн + 1100 грн = 11700 грн були списані банком з рахунка картки 17.04.2020 р.

Авансовий звіт разом з підтверджуючими документами працівник надав 15.04.2020 р., одночасно повернув невикористану готівку в сумі 20 грн. Звіт був затверджений директором і перевіренй бухгалтером в той же день 15 квітня.

За зняття готівки банк зняв з рахунку 1% комісії в сумі 11 грн. Після цього залишок на рахунку складає 12000 – 10600 – 1100 – 11 = 289 грн.

Дати здійснення та бухоблік цих операцій покажемо в таблиці.

Як видно з таблиці, в обліку операції відображаються тими датами, якими вони фактично були здійснені:

- придбання ТМЦ, затвердження авансового звіту та повернення готівки в касу – 15 квітня 2020 р.;

- списання коштів з рахунку картки – 17 квітня 2020 р.

Протягом періоду від фактичної витрати коштів до списання їх з рахунку картки (з 15 по 17 квітня) ОСББ має віртуальний «борг» перед працівником за витраченими підзвітними коштами, який «закриється» після відображення банком операцій по рахунку картки.

У даному прикладі працівник складає авансовий звіт на дату 15 квітня 2020 р., дата його затвердження і перевірки – теж 15 квітня. Оскільки  працівник витрачав кошти з картки, а ці операції будуть відображені банком пізніше, то в такому  випадку реквізит «Одержано (від кого, № та дата)» не заповнюється. З точки зору ОСББ станом на 15 квітня працівник витратив «свої» кошти.

На дату списання коштів з рахунку – 17 квітня – заповнюється реквізит «Перевитрата видана» і вказується дата і номер запису у банківській виписці, яким списано кошти з рахунку картки. Сума перевитрати – 11680,00 грн.

Окремо звертаємо увагу на готівкову операцію, показану у прикладі – зняття готівки в банкоматі в сумі 1100 грн та придбання матеріалів за готівку на суму 1080 грн. Оскільки працівник має на руках готівку на ту дату, на яку вона ще не списана з рахунку картки, і вже встигає надати авансовий звіт до такого списання і повернути 20 грн в касу, то, на нашу думку, суму повернутої в касу готівки (20 грн) слід відобразити у реквізиті «Залишок унесений» за касовим ордером від 15 квітня.