Використання факсиміле на бухгалтерських документах: правила та обмеження

Використання факсиміле є зручним інструментом для спрощення документообігу, проте його застосування в бухгалтерському обліку та господарській діяльності обмежене чіткими законодавчими вимогами та переліком заборон.

Правові підстави та умови використання факсиміле

У цивільному законодавстві застосування факсимільного відтворення підпису дозволяється у випадках, прямо встановлених законом, іншими актами законодавства або за письмовою згодою сторін (ч. 3 ст. 207 ЦКУ). Така згода є обов’язковою умовою для того, щоб документи мали юридичну силу.

Для правомірного використання факсиміле на первинних документах необхідно дотримуватися таких правил:

• Письмове погодження: сторони мають укласти окрему угоду або включити відповідний пункт до основного договору, де прямо дозволяється використання факсиміле;
• Зразки підписів: письмова згода обов’язково повинна містити зразки як власноручних підписів, так і їхніх факсимільних аналогів;
• Визначення документів: у договорі варто чітко прописати перелік документів, які дозволяється підписувати таким способом.

Хоча Закон про бухоблік прямо не забороняє факсиміле, Мінфін та податкові органи наголошують, що його використання можливе лише за дотримання порядку, встановленого ст. 207 ЦКУ. Відсутність письмової домовленості може призвести до того, що суд не визнає такі документи доказами виконання зобов’язань.

Наприклад, дивимося з цього приводу консультацію ДПС в ЗІР (129.07): «Чи передбачено законодавством України використання факсиміле при оформленні первинних документів, які є підставою для податкового обліку?».

ДПС відповідіє, що так, при оформленні первинних документів за письмовою згодою сторін, в якій містяться зразки відповідного аналога їхніх власноручних підписів, крім випадків застосування первинних документів, якими не передбачено використання факсимільного відтворення підпису.

Перелік документів, де застосування факсиміле заборонено

Існує низка документів, які за жодних умов не можуть бути підписані за допомогою кліше. До них належать (див., приміром, консультацію податкової служби тут):

• Звітність: податкова та фінансова звітність (пп. 48.5.1 ПКУ; ч. 1 ст. 11 Закону про бухоблік);
• Грошові та банківські документи: платіжні доручення, розрахункові чеки, заяви на переказ або видачу готівки, а також усі касові документи (ордери, відомості на виплату тощо);
• Організаційно-розпорядча документація: накази, розпорядження, статути, посадові інструкції, штатні розписи, акти, довідки та службові листи (Правила №1000/5);
• Судові документи: будь-які процесуальні документи, що подаються до суду.

Суб’єкт використання та ризики

Факсиміле не є інструментом передачі права підпису іншим особам. Використовувати штамп-кліше має право виключно та особа, чий підпис він відтворює. Надання повноважень персоналу використовувати факсиміле керівника є неправомірним і може трактуватися як підробка документів.

Податкові органи ставляться до факсиміле з обережністю, що часто стає причиною спорів під час перевірок. Судова практика свідчить: якщо використання факсиміле не було попередньо узгоджено письмово, суди зазвичай приймають рішення про відсутність правових підстав для стягнення заборгованості за такими актами.

Читайте також: Факсиміле: в яких випадках його можназастосовувати?

Висновки:

• Підписувати первинні бухгалтерські документи за допомогою факсиміле можна лише за наявності попередньої письмової згоди сторін, що містить зразки підписів;
• Застосування факсиміле суворо заборонено для підписання податкової та фінансової звітності, касових, банківських та організаційно-розпорядчих документів;
• Факсимільний штамп може використовувати лише власник підпису; передача кліше іншим співробітникам для засвідчення документів від імені керівника є незаконною.