Чинність об'єднаного первинного документа
Законодавство не встановлює жорстко затверджених форм для внутрішніх документів зі списання матеріалів. Підприємство має право самостійно розробляти та затверджувати форми первинних документів, які використовуються для оформлення господарських операцій.
Головна вимога полягає в тому, щоб такий документ містив усі обов'язкові реквізити, передбачені ч. 2 ст. 9 Закону про бухоблік. До них належать:
- назва документа (форми);
- дата складання;
- назва підприємства, від імені якого складено документ;
- зміст, обсяг та одиниця виміру господарської операції;
- посади осіб, відповідальних за здійснення господарської операції і правильність її оформлення;
- особистий підпис або інші дані, що дають змогу ідентифікувати особу, яка брала участь у здійсненні операції.
У вашому випадку об'єднаний документ фіксує єдину господарську операцію — передачу матеріалів у виробництво для виготовлення конкретної продукції. Якщо реквізити, зазначені у верхній частині документа, однозначно ідентифікують цю операцію в цілому (включно з переліком матеріалів у акті списання), такий документ є чинним.
Рекомендація: Щоб уникнути будь-яких сумнівів з боку контролюючих органів, назва документа має відображати його суть, наприклад: «Накладна на передачу готової продукції та Акт на списання матеріалів». Це підкреслить, що обидві частини є складовими єдиного документа.
2. Повноваження на підписання документа
Підписувати первинний документ повинні особи, відповідальні за здійснення господарської операції та правильність її оформлення.
Начальник виробництва — це особа, яка безпосередньо відповідає за використання матеріалів у виробничому процесі. Його підпис підтверджує факт та обсяг списаних матеріалів.
Директор — затверджує господарську операцію в цілому.
Такий розподіл повноважень є логічним і правильним. Однак, щоб юридично закріпити право цих осіб підписувати відповідні документи, необхідно формалізувати їхні обов'язки. Це можна зробити одним із способів:
- Внести відповідні положення до посадових інструкцій начальника виробництва;
- Затвердити наказом по підприємству перелік осіб, які мають право підпису первинних документів.
Найкращим варіантом є видання наказу про організацію документообігу або окремого наказу про право підпису первинних документів.
Як правильно скласти наказ
У наказі слід чітко визначити, які саме документи та хто має право підписувати.
Приклад формулювання в наказі:
«НАКАЗУЮ:
Затвердити перелік осіб, які мають право підпису первинних документів, що підтверджують списання сировини та матеріалів у виробництво (Акт на списання матеріалів, Накладна-вимога на відпуск (внутрішнє переміщення) матеріалів тощо):
Особа, відповідальна за підтвердження факту використання матеріалів у виробництві, — начальник виробництва [ПІБ].
Особа, відповідальна за затвердження господарської операції, — директор [ПІБ].
Бухгалтерії приймати до обліку документи, зазначені в п. 1 цього наказу, лише за наявності підписів вказаних відповідальних осіб.
Контроль за виконанням цього наказу залишаю за собою.
Директор [Підпис] [ПІБ]»
Такий наказ усуне будь-які питання щодо повноважень підписантів і підтвердить законність списання матеріалів на витрати виробництва.
Висновки:
- Так, ви можете використовувати такий об'єднаний документ, за умови, що він містить усі обов'язкові реквізити первинного документа, які поширюються на всю господарську операцію (передачу та списання матеріалів).
- Так, підписів начальника виробництва та директора достатньо, але їхні повноваження щодо підписання таких документів мають бути офіційно затверджені, наприклад, наказом по підприємству.
Найкращі консультації – тепер у Telegram та Viber!
Читайте відповіді «Дебету-Кредиту» на найцікавіші та найактуальніші запитання у популярних месенджерах!
Доступ до цього матеріалу можливий лише для зареєстрованих користувачів. Якщо ви вже зареєстровані на нашому сайті — будь ласка, авторизуйтесь.
Або зареєструйтесь , прямо зараз, це не вимагає ваших персональних даних і займе не більше однієї хвилини.
Зареєструватись