Оформлення документів за ДСТУ 4163:2020: реквізити та підписи

Відповідь на це питання можна знайти в матеріалах статті: Оформлюємо документи підприємства правильно: застосовуємо ДСТУ 4163:2020

Тож використовуючи матеріали цієї статті, наведемо відповідь нижче.

З 1 вересня 2021 року в Україні діє національний стандарт ДСТУ 4163:2020 «Державна уніфікована система документації. Уніфікована система організаційно-розпорядчої документації. Вимоги до оформлення документів». Він замінив застарілий стандарт 2003 року та запровадив сучасні підходи до документування управлінської діяльності. Дотримання цього стандарту є критично важливим, оскільки саме правильність оформлення реквізитів забезпечує документу його юридичну силу.

Відповідно до п. 4.4 ДСТУ 4163:2020, для того, щоб документ вважався легітимним, він обов'язково має містити назву установи, назву виду документа (крім листів), дату, реєстраційний індекс, заголовок, текст та власноручний (або електронний) підпис. Розглянемо детальніше нюанси оформлення найважливіших елементів.

Найменування юридичної особи та назва документа

Назва підприємства (автора документа) повинна чітко відповідати установчим документам. Стандарт вимагає друкувати цей реквізит великими літерами. Якщо у статуті зафіксовано скорочену назву, її можна вказати нижче повної (у дужках або без них). Назва виду документа (наприклад, НАКАЗ, ПРОТОКОЛ) також оформлюється великими літерами. Важливо пам’ятати, що на ділових листах назва виду документа не зазначається.

Оформлення дати

Стандарт пропонує два основні способи датування документів:

• Цифровий: елементи зазначаються арабськими цифрами в один рядок (день, місяць, рік). Наприклад: 18.12.2025 р. Зверніть увагу, що після цифр року крапка не ставиться. Такий формат є традиційним для внутрішнього документообігу;
• Словесно-цифровий: використовується переважно в нормативно-правових актах та документах фінансового характеру. Наприклад: 18 грудня 2025 року. У цьому разі допускається скорочення «р.».

Для зовнішнього листування з іноземними партнерами стандарт дозволяє використовувати зворотну послідовність (рік.місяць.день), що відповідає міжнародним нормам ISO.

Реєстраційний індекс та заголовок

Індекс документа — це не просто порядковий номер. Він зазвичай складається з номера за черговістю у межах групи та додаткових індексів (наприклад, за номенклатурою справ). Частини індексу розділяються похилою рискою (/). Що стосується заголовка до тексту, то він має бути лаконічним і відповідати на питання «про що?». Наприклад: «Про надання щорічної відпустки». Якщо текст документа дуже короткий (до 10 рядків), заголовок можна не складати.

Особливості підпису та виконання обов’язків

Найбільше запитань зазвичай викликає реквізит «Підпис». За ДСТУ 4163:2020 він складається з назви посади, особистого підпису та розшифровки, яка тепер оформлюється як «Власне ім’я ПРІЗВИЩЕ» (прізвище друкується великими літерами).

Окрему увагу слід приділити ситуаціям, коли документ підписує не керівник, а інша уповноважена особа:

• Категорична заборона: Стандарт прямо забороняє ставити прийменник «За» або похилу риску перед назвою посади, якщо документ підписує заступник. Це робить документ юридично вразливим;
• Тимчасове виконання обов’язків: Якщо посадова особа відсутня, а документ підписує заступник або інший працівник згідно з наказом, у реквізиті «Підпис» зазначається фактична посада особи та її прізвище. Дозволяється додавати скорочення «В. о.» (виконувач обов’язків) до назви посади керівника, але тільки за наявності відповідного розпорядчого акта про таке призначення.

Вимоги до бланків

Навіть якщо ви створюєте документ на комп’ютері, слід дотримуватися стандартних полів: ліве — 30 мм (для підшивання), праве — 10 мм, верхнє та ніжнє — по 20 мм. Використання якісного білого паперу формату А4 або А5 є базовою вимогою для організаційно-розпорядчої документації.

Отже, впровадження норм ДСТУ 4163:2020 на підприємстві мінімізує ризики оскарження документів у судах чи під час перевірок контролюючими органами через формальні помилки в оформленні.

Висновки:

• Юридична сила документа залежить від наявності та правильного оформлення семи обов’язкових реквізитів, визначених пунктом 4.4 стандарту ДСТУ 4163:2020;
• При оформленні підпису прізвище підписувача завжди пишеться великими літерами (наприклад, Олена ПЕТРЕНКО), а використання косої риски чи слова «За» замість посади фактичного підписувача суворо заборонено;
• Датування документів може здійснюватися цифровим або словесно-цифровим способом, при цьому в цифровому форматі після року крапка не ставиться, що є важливою технічною особливістю нового стандарту.