Чи потрібно оновлювати документи ФОПу для укладення договору?

Законодавство не встановлює вичерпного переліку документів, які ФОП-перевізник має надати замовнику для укладення договору. Однак, для підтвердження свого статусу та уникнення податкових ризиків для замовника, згідно з діловою практикою, перевізнику варто надати актуальні витяг з Єдиного державного реєстру та витяг з Реєстру платників єдиного податку.

Рекомендований перелік документів від ФОП-перевізника

1) Виписка або Витяг з Єдиного державного реєстру юридичних осіб, фізичних осіб-підприємців та громадських формувань (ЄДР)

• Що підтверджує: факт державної реєстрації ФОП, його ПІБ, контактні дані, а головне — зареєстровані види економічної діяльності (КВЕД);
• Актуальність: Витяг 2023 року не підтверджує статус ФОП у 2025 році. За цей час підприємець міг припинити діяльність. Тому замовник має право вимагати свіжий витяг, отриманий незадовго до дати укладення договору, або самостійно перевірити дані в онлайн-реєстрі.

2) Витяг з Реєстру платників єдиного податку

• Що підтверджує: групу та ставку єдиного податку, а також чи є ФОП платником ПДВ. Це критично важливо для бухгалтерського та податкового обліку замовника;
• Актуальність: Оновлювати витяг немає підстав, якщо не було змін. Контрагент-замовник послуг перевезення може самостійно безкоштовно перевірити чи  є ФОП платником ЄП.

Щодо терміну дії документів

Законодавство не встановлює вимоги оновлювати реєстраційні документи щорічно. Ключовим є не термін дії самого документа (виписки чи витягу), а актуальність інформації в ньому на момент укладення договору.

Таким чином, вимога замовника надати документи станом на поточний рік (наприклад, на 01.01.2025 р. або ближче до дати укладення договору 22.08.2025 р.) є цілком обґрунтованою та відповідає принципам обачності при виборі контрагента. Надання старих документів несе ризики для обох сторін.