Виправлення помилок в первинних документах, створених в паперовій формі

Первинні документи – це документи, створені у паперовій або в електронній формі, які містять відомості про господарські операції. Виправлення помилок в первинних документах проводиться відповідно до Положення №88.

Так помилки в первинних документах і регістрах бухгалтерського обліку, що складені у паперовій формі, виправляються способом:

• «червоного сторно», що здійснюється шляхом внесення неправильного запису (кореспонденції рахунків чи суми) червоним чорнилом, пастою кулькових ручок тощо, що означає від’ємні числа, які в підсумку вираховуються, а під записом здійснюється другий запис із зазначенням правильної кореспонденції рахунків чи суми.
• коректурним, що здійснюється шляхом закреслення неправильного тексту або цифри і над закресленим надписується правильний текст або цифри (пп.4.2, пп.4.3, пп. 4.4 Положення №88). 

Виправлення помилки повинно бути обумовлено надписом «виправлено» та підтверджено підписами осіб, що підписали цей документ, із зазначенням дати виправлення.

Невідповідність виявлено в січні 2024 р. і виправлена вона буде також в січні. Звичайно, благодійна організація може подавати звіти з даними невідповідностями і коригувати їх в січні 2024 р.

Проте на нашу думку, якщо помилку виявлено до граничних термінів подачі звітності, то її можна розглядати як подію, що відбулася після дати балансу.

Подія після дати балансу – подія, яка відбувається між датою балансу і датою затвердження керівництвом фінансової звітності, підготовленої до оприлюднення, яка вплинула або може вплинути на фінансовий стан, результати діяльності та рух коштів підприємства (п.3 НП(С)БО 6).

Так події, які надають додаткову інформацію про визначення сум, пов'язаних з умовами, що існували на дату балансу, вимагають коригування відповідних активів і зобов'язань. Коригування активів і зобов'язань здійснюється шляхом сторнування та (або) додаткових записів в обліку звітного періоду, які відображають уточнення оцінки відповідних статей внаслідок подій після дати балансу.

Тому в даному випадку благодійній організації можна подати звіт з виправленими показниками. Бюджетна ж установа відповідно до п. 2 Порядку №419 може подавати уточнену фінансову звітність на заміну раніше поданої фінансової звітності з урахуванням самостійно виявлених помилок, з інших причин. Або ж після виправлення даних відкоригувати свою звітність вже в січні 2024 р.

Отже, помилка виправляється в січні 2024 р.

Благодійна організація може подати звіт:

• без урахування виявленої помилки, відкоригувавши звіт в періоді виявлення помилки;
• з урахуванням виправлень, які можна ідентифікувати як подію після дати балансу.

На практиці підприємства дуже рідко вносять виправлення в первинні документи. Тому якщо контрагент відмовиться провести коригування, то як альтернативу можна використати акт зміни ціни, але такий підхід порушує принцип превалювання сутності над формою, та змінює суть господарської операції. Бо це вже не виправлення помилки, а певна знижка надана контрагенту. Такий варіант є ризиковим.