Хто ставить підписи у видатковій накладній?

Розширене запитання

Допоможіть розібратись в таких обов’язкових реквізитах первинного документа як: «посади осіб, відповідальних за здійснення господарської операції» та «особистий підпис або інші дані, що дають змогу ідентифікувати особу, яка брала участь у здійсненні господарської операції».

У видаткових накладних, отриманих від постачальників, є такі випадки:

1. містить підпис тільки в рядку «посада особи, відповідальної за здійснення господарської операції та правильність її оформлення». В різних контрагентів це такі посади: директор, бухгалтер, обліковець, менеджер, завідувач складу;
2. містить підписи тільки в реквізитах «відвантажив», «відпустив», «здав» - в різних контрагентів це може бути бухгалтер, завскладу, менеджер, експедитор, оператор.

Чи обов’язково у видатковій накладній повинно бути два підписи – у рядку «посади осіб, відповідальних за здійснення господарської операції» та рядку «особистий підпис або інші дані, що дають змогу ідентифікувати особу, яка брала участь у здійсненні господарської операції»?

Якщо є тільки підпис директора, чи означає це, що він і відповідальний за здійснення операції і брав участь в операції? Або якщо є тільки підпис завскладу? Як ідентифікувати, який це саме реквізит в контрагента, якщо є тільки підпис, посада і прізвище?

Що каже закон?

В ч. 2 ст. 9 Закону про бухоблік серед обов’язкових реквізитів, які має містити первинний документ, повинен бути «особистий підпис або інші дані, що дають змогу ідентифікувати особу, яка брала участь у здійсненні господарської операції».

Поряд з цим детальніше про такий обов’язковий реквізит як підпис зазначено в п. 2.4 Положення №88: «посади і прізвища осіб, відповідальних за здійснення господарської операції і правильність її оформлення, особистий підпис або інші дані, що дають змогу ідентифікувати особу, яка брала участь у здійсненні господарської операції».

Відповідно до п. 2.13 Положення №88 керівником підприємства, установи затверджується перелік осіб, які мають право давати дозвіл (підписувати первинні документи) на здійснення господарської операції, пов'язаної з відпуском (витрачанням) грошових коштів і документів, товарно-матеріальних цінностей, нематеріальних активів та іншого майна.

Згідно з ч. 5 ст. 8 Закону про бухоблік підприємство самостійно визначає права працівників на підписання бухгалтерських документів.

Наприклад, Наказом Мінстату від 21.06.96 р. №193 затверджена форма №М-11 бланку Накладної-вимоги на відпуск (внутрішнє переміщення) матеріалів.

В поясненні до складання цієї форми написано, що Накладна-вимога виписується в двох примірниках і підписується головним бухгалтером або особою, на те уповноваженою.

Але сама форма Накладної-вимоги містить реквізити чотирьох підписів:

• «Відпуск дозволив»;
• «Головний бухгалтер»;
• «Здав (відпустив)»;
• «Прийняв (одержав)».

Далі розкажемо простими словами, як розуміти ці сухі норми законодавства.

Які підписи мають бути у видатковій накладній?

На кожному підприємстві прийнято свій порядок документування.

Причому найперше варто виходити з того, що розпорядником майна на підприємстві (включаючи товари, матеріали) є його керівник.

Поряд з цим майно на підприємстві (товари тощо) може перебувати у підзвіті матеріально відповідальних осіб.

Таким чином, фактично відпустити майно (товари) може тільки матеріально відповідальна особа, у якої майно знаходиться у підзвіті. Отже, в рядку «Здав (відпустив)» потрібно зазначити посаду, ПІБ та підпис саме такої особи. Наприклад, якщо товар відпускає комірник Петренко П.І, то в цьому рядку так і має бути записано: «комірник Петренко П.І, ПІДПИС».

Але матеріально відповідальна особа не може відпустити товар без дозволу розпорядника майна (керівника) та/або іншої особи, яка дає дозвіл на відпуск. Перелік таких осіб затверджує керівник підприємства.

Якщо дозвіл дає тільки керівник, то в рядку «Відпуск дозволив» буде стояти, приміром: «Директор Антоненко П.К, ПІДПИС».

Якщо згідно з наказом керівника дозвіл на відпуск товарів дає як він сам, директор, так і головний бухгалтер, то в накладній буде заповнено також і рядок «Головний бухгалтер». В такому разі без наявності дозволів керівника і головного бухгалтера комірник не має права відпустити товар.

Але може також бути, що згідно з розпорядженням керівника матеріально відповідальна особа відпускає товар без додаткового дозволу керівника. Тоді в накладній буде заповнено тільки один рядок - «Здав (відпустив)».

Те саме стосується ситуації, якщо на підприємстві як розпорядником майна, так і матеріально відповідальною особою є тільки керівник. В такому разі в накладній також заповнюється тільки один рядок - «Здав (відпустив)».

В принципі відпускати майно (товари) може будь-який працівник підприємства, який є матеріально відповідальною особою і у підзвіті якого обліковується майно (товари). Тоді в рядку «Здав (відпустив)» стоятиме підпис такої особи.

Як повинен заповнюватися рядок з підписом?

З наведених вище норм закону випливає, що в рядку з підписом потрібно зазначити:

1. посаду;
2. ПІБ;
3. поставити підпис.

Якщо підпис не містить якихось з цих компонентів, документ є таким, що оформлений з порушеннями.

Як бухгалтеру дізнатися, чи всі необхідні підписи на отриманій від контрагента накладній наявні і правильні?

Відповідно до п. 2.15 Положення №88 первинні документи підлягають обов'язковій перевірці (в межах компетенції) працівниками, які ведуть бухгалтерський облік, за формою і змістом, тобто перевіряється наявність у документі обов'язкових реквізитів та відповідність господарської операції чинному законодавству у сфері бухгалтерського обліку, логічна ув'язка окремих показників.

Тобто, бухгалтер перевіряє інформацію про підписи тільки в межах доступної йому інформації. Наприклад, обов’язково має бути заповнено рядок «Здав (відпустив)». Причому рядки «Відпуск дозволив» та «Головний бухгалтер» можуть і не заповнюватися. І в бухгалтера, як правило, немає інформації про те, чи повинні в конкретного контрагента ці рядки заповнюватися.

Окрім того, рядок з підписом обов’язково має містити всі три компоненти, які ми навели вище. Якщо якогось не вистачає, то також буде порушення.

За наявності порушень потрібно звернутися до особи, яка отримувала товари, виправити такі порушення.

Конкретний порядок дій бухгалтера залежить від особливостей кожної конкретної ситуації.

Варто зазначити, що порядок оформлення документів, включаючи накладні, може зазначатися в договорі купівлі-продажу, постачання. Поряд з цим, можна звернутися до постачальника, наприклад, листом, з проханням надати інформацію про осіб, які можуть підписувати накладні.