Відповідно до ст. 1159 ЦКУ особа, яка вчинила дії в інтересах іншої особи без її доручення, зобов'язана негайно після закінчення цих дій надати особі, в майнових інтересах якої були вчинені дії, звіт про ці дії і передати їй усе, що при цьому було одержано.
Згідно із ч. 1 ст. 1160 ЦКУ, працівнику, який учинив дії в майнових інтересах підприємства без його доручення, надано право вимагати відшкодування фактично зроблених витрат. Проте, якщо працівник за першої ж нагоди не повідомив керівнику про свої дії, то він своє право втрачає (ч. 2 ст. 1160 ЦКУ).
Тобто працівник, який витратив свої гроші на потреби підприємства, повинен при першій нагоді повідомити про свої дії роботодавця. Зробити він це може за допомогою авансового звіту з доданими до нього оригіналами документів, які підтверджують понесені витрати. При цьому важливо, щоб документи містили відомості про те, що покупцем товарів (робіт/послуг) є саме підприємство (а не працівник).
Найоптимальнішим варіантом є такий порядок дій: оформлюється договір доручення, працівник виконує цивільно-правову дію, надає документи, які оформлено на підприємство, підприємство компенсує йому витрачені кошти. Якщо ж документи оформлено персонально на фізособу, а не на підприємство, то у випадку компенсації понесених працівником витрат, підприємство формує оподатковуваний дохід для такого працівника з відповідним оподаткуванням ПДФО та ВЗ.
Таким чином, підтверджуючі документи, які надано з авансовим звітом, мають бути оформлено саме на підприємство. При цьому, якщо аванс не видавався бажано при цьому складати договір доручення. У такому випадку підприємство може відшкодувати понесені працівником витрати без виникнення ризику нарахування ПДФО та ВЗ.
Найкращі консультації – тепер у Telegram та Viber!
Читайте відповіді «Дебету-Кредиту» на найцікавіші та найактуальніші запитання у популярних месенджерах!
Доступ до цієї консультації можливий лише для передплатників «Дебету-Кредиту». Якщо ви передплатник, будь ласка, авторизуйтесь.
Або оформіть передплату, вартість пакету «Мій асистент» становить лише 116 грн/міс
Передплатити