Коротка відповідь
Так, ви можете відшкодувати працівнику витрати на мийку службового автомобіля. Фіскальний чек є належним документом, що підтверджує як факт надання послуги, так і факт її оплати.
Обґрунтування
1. Документальне підтвердження
Для відшкодування витрат, понесених працівником на господарські потреби підприємства, необхідні оригінали документів, які підтверджують витрати. Згідно з правилами ведення касових операцій, фіскальний касовий чек РРО/ПРРО є належним розрахунковим документом, що засвідчує факт оплати готівкою або карткою. На відміну від видаткової накладної, чек підтверджує саме здійснення платежу.
2. Оформлення авансового звіту
Згідно з пп. 170.9.4 ПКУ, якщо працівник витратив власні кошти (аванс не видавався), подання офіційного «Звіту про використання коштів» не є обов’язковим за законом. Проте для цілей бухгалтерського обліку та як підставу для виплати компенсації рекомендується оформити такий звіт або заяву у довільній формі з додаванням чека. Це дозволить керівнику затвердити витрати та підтвердити їх зв'язок із господарською діяльністю (обслуговування службового авто).
3. Оподаткування
Якщо витрати підтверджені оригіналом фіскального чека та схвалені керівником як такі, що здійснені для потреб підприємства, сума відшкодування:
- не оподатковується ПДФО (18%);
- не оподатковується військовим збором (5%).
Якщо ж документальне підтвердження відсутнє або витрати визнані такими, що не пов'язані з діяльністю ТОВ, виплата вважатиметься додатковим благом і потребуватиме утримання податків.
4. Спосіб та ліміти виплати
Відшкодувати кошти можна двома способами:
- Готівкою з каси: у межах ліміту 50 000 грн на день для розрахунків з однією фізичною особою згідно з пп. 6 Положення НБУ №148;
- Безготівково: перерахуванням на особисту картку працівника (обмеження за сумою відсутні).
Рекомендація
Працівнику слід надати фіскальний чек та заповнити авансовий звіт (або заяву на відшкодування). Керівник має затвердити цей звіт, після чого бухгалтерія зможе виплатити компенсацію. Зверніть увагу, що право на відшкодування витрат, понесених в інтересах іншої особи, гарантоване ст. 1160 ЦКУ.
Цю відповідь підготував ШІ-консультант від «Дебету-Кредиту»
та перевірили фахівці редакції
Поставте своє запитання ШІ-консультанту і переконайтесь у зручності сервісу
Консультую з податкового та бухобліку
Поставте ваше запитання
