Наказ про постійно діючу комісію: необхідність оновлення

Загальні принципи дії наказів про створення комісій

Відповідно до сталої практики ведення документообігу в Україні, накази про створення постійно діючих комісій не потребують щорічного оновлення, якщо в самому наказі не зазначено конкретного строку дії. 

Більшість підприємств та установ не визначає конкретного строку, на який розраховані управлінські дії, у тексті наказу або в його заголовку. Тому й поновлювати щорічно накази немає потреби. Ідеться про накази з основної діяльності. 

Умови, за яких потрібне оновлення наказу

Новий наказ керівник видає у таких випадках:

1. Зміна складу комісії внаслідок кадрових змін:

• звільнення співробітників;
• переведення на іншу посаду;
• інші організаційні зміни, що вплинули на склад робочого органу. 

2. Визначення конкретного строку в початковому наказі:

• Якщо наказ керівника обумовлює, що комісію створюють на конкретний період (наприклад, на рік), то після того, як закінчиться дія наказу, необхідно видати новий. Це практикують навчальні заклади, у яких відповідно до законодавства чи внутрішніх нормативних документів створювати комісію можна на певний навчальний рік. 

У разі, якщо в попередньому наказі встановили, що він діє на чітко визначений період до конкретної дати, у новому наказі окремим пунктом зазначте, що попередній наказ втратив чинність. Також зазначте відомості про наказ: дату, реєстраційний індекс, короткий зміст тощо. 

Правове регулювання створення комісій з обліку основних засобів

Про необхідність таких комісій йде мова в різних нормативних документах, наприклад, в:

• пп. 23, пп. 42, пп. 44 Методичних рекомендацій №561;
• Порядку складання типових форм з обліку та списання основних засобів суб’єктами державного сектору, затвердженого Наказом Мінфіну від 13.09.2016 №818.

Про доречність створення постійно діючих комісій для списання основних засобів ми писали, приміром, тут та тут. 

Постійно діюча комісія:

• здійснює безпосередній огляд об'єкта, що підлягає списанню;
• встановлює причини невідповідності критеріям активу;
• визначає осіб, з вини яких відбулося передчасне вибуття основних засобів із експлуатації;
• визначає можливість продажу або використання окремих вузлів, деталей, матеріалів;
• складає і підписує акти на списання основних засобів.

Висновки:

• Наказ про постійно діючу комісію не потребує щорічного оновлення, якщо в ньому не вказано конкретний строк дії;
• Оновлення наказу необхідне при зміні складу комісії (кадрові зміни) або якщо початковий наказ мав визначений період дії;
• Постійно діюча комісія створюється для обліку, огляду, списання основних засобів та визначення причин їх вибуття, відповідно до нормативних документів.