Чинне законодавство не містить вимоги про отримання такої довідки або висновку. Списання основних засобів оформлюється актом за формою ОЗ-3, затвердженою наказом Мінстату України від 29.12.1995 р. №252. Згідно наказу, форма застосовується для оформлення вибуття основних засобів (крім автотранспортних засобів) при повному або частковому їх списанні. Акт складається у двох примірниках комісією, призначеною керівником підприємства, будови, організації, затверджується керівником підприємства (організації) або особою, на те уповноваженою. Перший примірник акта передають до бухгалтерії, другий залишається у особи, відповідальної за зберігання основних засобів, та є підставою для здачі на склад запчастин, що залишилися в результаті їх списання, а також матеріалів, металобрухту і т. п.
Витрати по списанню, а також вартість матеріальних цінностей, що надійшли від зносу та розборки будинків, споруд, демонтажу обладнання і т. п., відображають в акті в розділі "Розрахунок результатів списання об'єктів".
Висновок про списання основного засобу робить зазначена вище комісія і наводить його на зворотному боці акту. Там же ж зазначається технічний стан і причини списання основного засобу, а також перелік документів, які додаються до акту. Серед них може бути (але не є обов’язковим) висновок або довідка від сторонньої особи - сервісного центру (майстерні) про те, що основний засіб вже не підлягає ремонту.
Підтвердження наведеному зазначене і в Методичних рекомендаціях з бухгалтерського обліку основних засобів (затверджені наказом Міністерства фінансів Українивід 30 вересня 2003 р. N 561). В п. 41-43 цього документу зазначено наступне:
- для визначення непридатності основних засобів до використання, можливості їх використання іншими підприємствами, організаціями та установами, неефективності або недоцільності їх поліпшення (ремонту, модернізації тощо) та оформлення відповідних первинних документів керівником підприємства створюється постійно діюча комісія.
Саме постійно діюча комісія:
- здійснює безпосередній огляд об'єкта, що підлягає списанню;
- встановлює причини невідповідності критеріям активу;
- визначає осіб, з вини яких відбулося передчасне вибуття основних засобів із експлуатації, вносить пропозиції щодо їх відповідальності;
- визначає можливість продажу (передачі) об'єкта іншим підприємствам, організаціям та установам або використання окремих вузлів, деталей, матеріалів, що можуть бути одержані при демонтажі, розбиранні (ліквідації) основних засобів, встановлює їх кількість і вартість;
-складає і підписує акти на списання основних засобів.
В актах на списання наводяться дані, що характеризують об'єкти основних засобів: рік виготовлення або будівництва об'єкта, дата його надходження на підприємство і початок експлуатації, первісна (переоцінена) вартість об'єкта, сума нарахованого зносу, передбачений і фактичний строк корисного використання, проведені ремонти, причини вибуття тощо.
У разі списання основних засобів, які вибувають в результаті аварії або стихійного лиха, до акта додається копія акта аварії і зазначаються обставини стихійного лиха.
Регістри аналітичного обліку основних засобів, що вибули, додаються до документів, якими оформлені факти вибуття основних засобів.
Складені комісією акти на списання основних засобів відображаються в бухгалтерському обліку після їх затвердження (погодження) посадовою особою (керівним органом), уповноваженою згідно законодавства (статуту підприємства) приймати рішення щодо розпорядження (відчуження, ліквідації) об'єктів основних засобів.
