Як відображати в бухобліку представницькі витрати?

Авансовий звіт (ПДФО та ВЗ)

У загальному випадку документально підтверджені витрати, здійснені за рахунок готівкових чи безготівкових коштів, наданих платнику податку під звіт працедавцем на організацію і проведення прийомів, презентацій, свят, розваг і відпочинку, придбання і розповсюдження подарунків, у встановлених межах, які здійснені таким платником та/або іншими особами з рекламною метою, до складу оподатковуваного доходу такого працівника не включаються (пп. 170.9.1 ПКУ). Ключова особливість представницьких витрат — це їх рекламна мета. За своєю суттю представницькі витрати спрямовані на просування і рекламу товарів (послуг) конкретних підприємств, поширення або донесення інформації про особу чи товар та мають сформувати (підтримати) обізнаність споживачів та їх інтерес до таких осіб чи товару в будь-якій формі та будь-яким способом. Детально, які витрати відносяться до представницьких та на які необхідно нараховувати ПДФО, ми розглядали тут  і тут>>

Відповідно директор після проведення зустрічі, подає до бухгалтерії авансовий звіт і відповідні підтверджуючі витрати документи.

Отже, сума, отримана під звіт (або компенсована працівнику – фізособі, яка витратила власні кошти) для проведення представницьких витрат юрособи (з рекламною метою), не підлягає оподаткуванню ПДФО, а отже, і військовим збором на загальних підставах.

Документальне оформлення

Законодавством не передбачено певного переліку документів для підтвердження зв’язку таких представницьких витрат з діяльністю підприємства, однак для уникнення зайвих питань для податківців та підтвердження реальності понесених витрат підприємство може скласти такі документи (окрім авансового звіту та чеків):

• розпорядчий документ (наказ, розпорядження) керівника підприємства щодо проведення представницького заходу (діловий обід, зустріч);
• план (програма) проведення заходу (презентації, підписання контрактів тощо) із зазначенням дати і місця проведення. Така програма має містити перелік запланованих заходів, дату і місце їх проведення. Цей документ також затверджує керівник сторони, що запрошує;
• список учасників (як запрошених представників, так й працівників підприємства, що безпосередньо братимуть участь у переговорах) із зазначенням прізвища, ім'я, по батькові, посади;
• кошторис та перелік запланованих витрат, затверджений керівником підприємства, з деталізацією запланованих заходів (зустрічей, презентацій тощо);
• офіційні запрошення.

Бухоблік

Відповідно до п. 18 П(С)БО 16, представницькі витрати, як і загальні корпоративні витрати, належать до адміністративних витрат – відповідно їх облік ведеться на рахунку 92 "Адміністративні витрати". Якщо понесені витрати класифікуються як витрати на рекламу та/або дослідження ринку, то відповідно до п. 19 П(С)БО 16 їх слід віднести до витрат на збут – рахунок 93.

Отже, при отриманні та затвердженні авансового звіту в бухобліку відображається проведення Дт 92 (93) Кт 372.

Податок на прибуток

Згідно з пп. 134.1.1 ПКУ, об'єктом оподаткування з податку на прибуток є прибуток, який визначається шляхом коригування фінрезультату до оподаткування, визначеного у фінзвітності відповідно до П(С)БО або МСФЗ, на різниці, які виникають відповідно до р. III ПКУ.

Серед податкових різниць, які виникають у платників податку на прибуток, що коригують фінрезультат, можлива різниця за пп. 140.5.4 ПКУ. Згідно з пп. 140.5.4 ПКУ, слід збільшити фінрезультат на суму 30% вартості товарів, у тому числі необоротних активів, робіт та послуг, придбаних у неприбуткових організацій (наприклад, театр, виставкові центи, музеї, інші заклади), крім випадків, коли сума вартості товарів, у тому числі необоротних активів, робіт та послуг, придбаних у таких організацій, сукупно протягом звітного (податкового) року не перевищує 25 розмірів мінімальної зарплати, встановленої Законом на 1 січня звітного (податкового) року (у 2018 році – це 93 075 грн на рік) та крім бюджетних організацій.