Користування директором автомобілем підприємства у вихідні дні: як оформити різницю показів на спидометрі?

У даному випадку варто укласти з директором договір позички автомобіля. Відповідно до ст. 827 ЦКУ за договором позички одна сторона (позичкодавець) безоплатно передає або зобов'язується передати другій стороні (користувачу) річ для користування протягом встановленого строку. Користування річчю вважається безоплатним, якщо сторони прямо домовилися про це або якщо це випливає із суті відносин між ними. До договору позички застосовуються положення глави 58 ЦКУ про найм (оренду).

Як вказано у ч. 2 ст. 828 ЦКУ, договір позички між юридичною та фізичною особою укладається у письмовій формі. В даному випадку це буде договір юрособи з її керівником, який передбачає його підписання однією й тою ж особою з обох сторін. Щоб уникнути цієї ситуації, варто уповноважити іншого працівника на його підписання від імені юрособи (наприклад, заступника директора, головного інженера, керівника транспортного цеху тощо). Таке уповноваження здійснюється шляхом видання довіреності на вчинення такої юридичної дії, як підписання цього договору.

Згідно з ч. 4 ст. 828 ЦКУ договір позички транспортного засобу (крім наземних самохідних транспортних засобів), в якому хоча б однією стороною є фізособа, укладається у письмовій формі і підлягає нотаріальному посвідченню.  Автомобіль відноситься до наземних самохідних транспортних засобів, отже, нотаріальне посвідчення договору позички автомобіля не обов’язкове.

З урахуванням особливостей ситуації, в договорі позички автомобіля варто прописати неробочий час та неробочі дні тижня, вихідні та святкові дні, коли автомобіль переходить у користування директора, наприклад: "автомобіль надається у позичку у неробочий час щодня з 00:00 до 8:00, та з 19:00 до 23:59 годин, а також цілодобово у неробочі дні за графіком підприємства".

Оскільки в неробочий час автомобіль перебуває у користуванні директора, що призводить до зміни показників спідометра та залишків палива в баку, то підприємству доведеться вести окремий облік пробігу та палива автомобіля в робочий та в неробочий час.

Подорожні листи слід оформляти щодня та зазначати в них показники спідометра на початок та на кінець щоденної роботи автомобіля, а залишки палива на кінець робочого дня визначати без урахування залишку палива, що було заправлене директором за власний кошт.  Для цього потрібно буде вести окремий облік надходження та витрат такого палива, щоб виокремити той залишок, що належить підприємству. Для цього директор повинен буде надавати касові чеки або інші документи, що свідчать про заправку автомобіля власним паливом, яке потрібно буде списувати залежно від пробігу автомобіля в неробочий час.

Паливо, що було заправлене в автомобіль за рахунок підприємства, списується в залежності від пробігу автомобіля протягом робочого часу.

Контролювати відповідність показників спідомера на кінець робочого дня (що зазначено у подорожньому листі за цей день) та на початок наступного робочого дня (у наступному подорожньому листі) при цьому не потрібно.