Бухоблік
В бухобліку витрати на придбання води, чаю, кави та цукру для працівників списуються до складу витрат звітного періоду на витратні рахунки 23, 91, 92, 93 та 94 в залежності від того, для якого персоналу закупляються смаколики (П(С)БО 16 «Витрати»).
Якщо продукти харчування надаються до доступу працівників відразу після придбання, окремо їх прибуткувати на субрахунок 209 «Інші матеріали» та одночасно списувати на витрати немає практичного сенсу. Але якщо підприємство закуповує такі запаси у великій кількості та витрачає поступово, то їх спочатку треба оприбуткувати на 209 субрахунок, а потім списувати по мірі споживання.
Бухгалтерські проведення придбання таких запасів на умовах передоплати:
• Дт 371 Кт 311 — сплачено аванс за воду, чай, каву, цукор;
• Дт 209 Кт 631 — оприбутковано запаси – продукти харчування;
• Дт 631 Кт 371 — здійснено взаємозалік зобов’язань;
• Дт 23, 91, 92, 93, 94 Кт 209 — продукти харчування спожито та списано на витрати.
Податок на прибуток
З 01.01.2015 р. об’єкт оподаткування податком на прибуток розраховують шляхом коригування фінрезультату до оподаткування, визначеного у фінзвітності відповідно до П(С)БО або МСФЗ, на різниці, які виникають відповідно до положень ПКУ (пп. 134.1.1 ПКУ). Платники податку на прибуток, у яких минулорічний дохід не перевищує 20 млн грн, мають право не проводити коригування фінрезультату на всі різниці, визначені у ІІІ розділі ПКУ (крім від’ємного значення об’єкта оподаткування минулих податкових (звітних) років). Коригування фінрезультату на суми витрат на придбання чаю, кави, цукору, печива і т.п. для працівників нормами ПКУ не передбачено.
ПДВ
Для цілей оподаткування ПДВ продукти харчування використовуються у негосподарських цілях. Якщо продукти придбаваються з ПДВ і постачальник зареєстрував податкову накладну, її слід включити до податкового кредиту. Одночасно потрібно нарахувати податкові зобов‘язання з ПДВ згідно з пп. «г» п. 198.5 ПКУ, для того щоб нейтралізувати раніше визнаний податковий кредит за негоспдіяльними покупками та відповідно зменшити суму реєстраційного ліміту в системі електронного адміністрування ПДВ. Базою оподаткування буде покупна вартість придбаних запасів (п. 189.1 ПКУ).
У бухобліку таке нарахування податкового зобов’язання з ПДВ відноситься до первісної вартості придбаних продуктів в два етапи згідно з п. 11 Інструкції з бухгалтерського обліку податку на додану вартість від 01.07.1997 р. №141:
1. Дт 643 «Податкові зобов’язання», аналітичний рахунок «Податкові зобов’язання, що підлягають коригуванню» та Кт 641/ПДВ;
2. Дт 209, 23, 91, 92, 93, 94 Кт 613 «Податкові зобов’язання», аналітичний рахунок «Податкові зобов’язання, що підлягають коригуванню» - включення суми ПДВ до первісної вартості продуктів харчування.
Нарахувати податкові зобов’язання та скласти відповідну податкову накладну за такими запасами платник ПДВ зобов’язаний не пізніше останнього дня звітного (податкового) періоду (п. 198.5 ПКУ).
ПДФО
Оскільки фізично неможливо визначити, яку кількість продуктів харчування спожив кожний працівник (дохід фізосіб неможливо персоніфікувати), то такі продукти не вважаються об’єктом оподаткування ПДФО. Військовий збір не утримується, ЄСВ також не нараховується.