Запитання: 1. ТОВ орендує приміщення. Стороння організація встановила йому систему відеоспостереження, в акті вказано: монтажні роботи системи відеоспостереження,включаючи устаткування і прилади (блок живлення-2000 грн, відеокамера-8000 грн. і т.д.) Як правильно відобразити дані витрати по бухгалтерському і податковому обліку? Чи потрібно виділяти окремо устаткування і прилади? Як документально оформити, щоб були валові витрати?
2. ТОВ купляє різні канцтовари: папір, дироколи, набори настільні, лотки для паперу,калькулятори, тощо. Як документально оформити, щоб були валові витрати?
Відповідь:
1. Згідно із п. 4 П(С)БО 7 „Основні засоби”, Об'єкт основних засобів - це:
· закінчений пристрій з усіма пристосуваннями і приладдям до нього;
· конструктивно відокремлений предмет, призначений для виконання певних самостійних функцій;
· відокремлений комплекс конструктивно з'єднаних предметів однакового або різного призначення, що мають для їх обслуговування загальні пристосування, приладдя, керування та єдиний фундамент, унаслідок чого кожен предмет може виконувати свої функції, а комплекс - певну роботу тільки в складі комплексу, а не самостійно;
· інший актив, що відповідає визначенню основних засобів, або частина такого активу, що контролюється підприємством.
А згідно із пп. 14.1. 138 ПКУ, основні засоби - матеріальні активи, у тому числі запаси корисних копалин наданих у користування ділянок надр (крім вартості землі, незавершених капітальних інвестицій, автомобільних доріг загального користування, бібліотечних і архівних фондів, матеріальних активів, вартість яких не перевищує 2500 гривень, невиробничих основних засобів і нематеріальних активів), що призначаються платником податку для використання у господарській діяльності платника податку, вартість яких перевищує 2500 гривень і поступово зменшується у зв'язку з фізичним або моральним зносом та очікуваний строк корисного використання (експлуатації) яких з дати введення в експлуатацію становить понад один рік (або операційний цикл, якщо він довший за рік).
Як бачимо, в бухгалтерських нормативних документах наведено більш детальний опис того, що таке є об’єкт ОЗ. До того ж, у бухгалтерському обліку не встановлено чіткий вартісний критерій, вище якого необоротний матеріальний актив є ОЗ (як це є в податковому обліку). Однак, ознаки об’єкту ОЗ, прийняті в бухгалтерському обліку, цілком можна використовувати і з метою ведення податкового обліку.
Але оцінку того, чим є той чи інший об’єкт матеріальних активів, проводить саме підприємство. По-перше, воно має право встановити і в бухгалтерському обліку вартісний критерій (не обов’язково такий, як в податковому обліку). Також, саме підприємство має визначити, що воно придбало – набір ОЗ і обліковувати устаткування та прилади як окремі об’єкти ОЗ, якщо кожен або деякі з них конструктивно відокремлені та призначені для виконання самостійних функцій. Або визначити, що мають справу із закінченим пристроєм (комплексом), у якому усі пристосування і прилади обліковуються як один об’єкт ОЗ, оскільки мають для їх обслуговування загальні пристосування і приладдя. Це право самого підприємства і оцінка самого бухгалтера, на яку ніхто, навіть наше видання, не може зазіхати. Втім, на нашу думку, скоріш за все йдеться про один об’єкт ОЗ, який слід так і назвати „Система відеоспостереження”.
Документально придбання (створення, монтаж) об’єкту ОЗ оформлюється звичайними первинними документами: накладними, актами тощо. А ось введення його в експлуатацію оформлюється актом за формою №ОЗ-1 (див. наказ Мінстату України від 29.12.95 р. №352).
2. Звичайно, що витрати з придбання канцтоварів, якими користується підприємство – це витрати на організацію його діяльності. Тому, як правило, такі витрати відображаються у складі адміністративних витрат підприємства.
Але слід враховувати, що не всі канцтовари використовуються швидко і одразу – навіть у вашому переліку зазначені калькулятори, лотки для паперу, дироколи, які як правило, використовуються більше року. В податковому обліку, як зазначено вище, існує встановлений ПКУ вартісний критерій (2500 грн.), і якщо вартість окремого калькулятора перевищує цю межу, то він стає об’єктом ОЗ. Якщо ж ні, то він теж є необоротним матеріальним активом, як правило, малоцінним (МНМА) (див. п. 145.1 ПКУ). В бухгалтерському обліку вартісного критерію МНМА законодавчо не встановлено, тому цей критерій має визначити саме підприємство – нижче якої ціни об’єкт необоротних активів не є об’єктом ОЗ, а належить до МНМА.
Документальне оформлення операції з придбання канцтоварів відбувається звичайно: за накладними, товарними чеками, фіскальними чеками тощо, в залежності від того, як відбувалася оплата за такі товари і як вони придбавалися (безготівково чи через підзвітну особу). А ось видача таких товарів зі складу оформлюється внутрішніми видатковими документами підприємства. Зауважимо, що типові форми, затверджені наказом Мінстату України від 21.06.1996 р. №193, застосовуються для оформлення руху сировини і матеріалів (в тому числі, давальницьких), а також для оформлення руху бланків довіреностей на підприємстві. Канцтовари належать за своєю суттю до запасів, але як правило, не є матеріалами, сировиною, обліковувати за зазначеними формами незручно. Тому, згідно із п. 1.4 Методичних рекомендацій з бухгалтерського обліку запасів, затверджених наказом Мінфіну України від 10.01.2007 р. №2, з метою організації бухгалтерського обліку запасів розпорядчим документом, затвердженим (схваленим) власником (уповноваженим органом), визначаються форми первинних документів, що використовуються для оформлення руху запасів, які непередбачені типовими формами первинного обліку. Отже, це можуть бути і документи довільної форми, але такі, що відповідають ознакам первинних документів, встановлених ст. 9 Закону про бухоблік.
Що ж стосується введення в експлуатацію калькуляторів, лотків тощо, згідно із листом Держкомстату України від 5.12.2005 №14/1-2-25/102, для обліку МНМА, які включаються до складу основних засобів, підприємствам рекомендується застосовувати типові форми обліку основних засобів, затверджені наказом Мінстату від 29.12.95 р. №352 — ф. №ОЗ-1, ф. №ОЗ-3, ф. №ОЗ-6; для відображення в обліку господарських операцій щодо наявності та руху малоцінних і швидкозношуваних предметів, які відносяться до складу запасів — типові форми первинного обліку, затверджені наказом Мінстату від 22.05.96 р. №145 — ф. №МШ-4, ф. №МШ-5, ф. №МШ-8.