Витрати на проживання та харчування нерезидента можна включити до витрат підприємства як представницькі витрати без оподаткування ПДФО та ВЗ, якщо ви документально підтвердите їхній зв’язок із господарською діяльністю (продажем обладнання). Якщо такий зв’язок не доведено, ці суми вважаються додатковим благом представника нерезидента (фізособи): ви зобов’язані утримати ПДФО (18% із коефіцієнтом 1,219512) та військовий збір (5%), попередньо отримавши для гостя український ІПН (РНОКПП).
Обґрунтування та алгоритм дій
1. Документальне оформлення (Представницькі витрати)
Щоб витрати на готель та харчування не вважалися доходом іноземця, а були витратами на збут (Дт 93), необхідно підготувати пакет документів, що підтверджують ділову мету візиту:
- Наказ про проведення заходу: у ньому чітко зазначте мету (ознайомлення з обладнанням для подальшого продажу), список запрошених осіб та відповідальних працівників вашого підприємства.
- Програма візиту: детальний план по днях (презентація, огляд потужностей, переговори).
- Кошторис витрат: затверджена сума на проживання, харчування, транспорт.
- Звіт про результати: підсумок візиту (наприклад, підписання протоколу про наміри або контракту).
- Первинні документи: оригінал рахунку з готелю (інвойс), чеки РРО/ПРРО, акти виконаних робіт від закладів харчування.
Важливо: Для приватних підприємств обмеження щодо сум витрат (як у бюджетників за Інструкцією №98) не діють, якщо витрати економічно обґрунтовані.
2. Проживання у вихідні дні
Якщо візит триває з четверга по середу, проживання у суботу та неділю є частиною єдиного безперервного візиту.
- Як діяти: У програмі візиту на ці дні варто зазначити заходи, пов’язані з метою приїзду (наприклад, «самостійне вивчення технічної документації», «ознайомлення з інфраструктурою підприємства» або «культурна програма» як частина представницьких витрат).
- Ризик: Якщо у вихідні немає жодної активності, податківці можуть спробувати класифікувати оплату готелю за ці дні як додаткове благо (відпочинок). Тому безпечніше включити ці дні до загального графіка ділового візиту.
3. Обіди та вечері
Ви можете оплачувати харчування (бізнес-ланчі, вечері з партнерами) як частину представницьких витрат.
- Умова: Такі витрати мають бути передбачені кошторисом та програмою.
- Документи: Рахунки з ресторанів, де зазначено кількість осіб (має відповідати програмі). Якщо харчування неможливо персоніфікувати (наприклад, «шведський стіл» для групи), ПДФО не виникає. Якщо ж це індивідуальне замовлення на конкретну особу без ділового контексту — це додаткове благо.
4. Оподаткування як додаткове благо (якщо не доведено ділову мету)
Якщо ви вирішите не оформлювати це як представницькі витрати, а визнати доходом нерезидента:
- ПДФО: Ставка 18%. Оскільки це негрошовий дохід (ви платите готелю, а не іноземцю), застосовується «натуральний» коефіцієнт: 1,219512 (Податковий кодекс України, п. 164.5).
- Військовий збір: Ставка 5%. Коефіцієнт до ВЗ не застосовується.
- ІПН (РНОКПП): Для звітування у формі 4ДФ (ознака доходу «126») ви зобов’язані отримати для нерезидента податковий номер в Україні. Без нього ви не зможете коректно подати звітність.
- Хто платить: Податки сплачує підприємство (як податковий агент) за власний рахунок, оскільки утримати їх із негрошового доходу неможливо.
Посилання на норми:
- Щодо додаткового блага: Податковий кодекс України, пп. 164.2.17.
- Щодо підтвердних документів на готель: Податковий кодекс України, пп. 170.9.1.
- Щодо обов'язків податкового агента для нерезидентів: Податковий кодекс України, пп. 170.10.1.
Цю відповідь підготував ШІ-консультант від «Дебету-Кредиту»
та перевірили фахівці редакції
Поставте своє запитання ШІ-консультанту і переконайтесь у зручності сервісу
Консультую з податкового та бухобліку
Поставте ваше запитання
