Як визначити період списання пального при перехідному відрядженні? (аудіоверсія)

Насамперед слід враховувати, що витрати на пальне можуть бути визнані лише за одночасного виконання двох умов:

• наявність первинних документів (чеки АЗС, подорожній лист); 
• підтвердження фактичного використання пального у господарській діяльності. 

До моменту виконання цих умов понесені витрати не визнаються витратами підприємства.

Далі застосуємо ці правила до наведеної ситуації. Заправка автомобіля відбулась 31 березня, при цьому фактичне використання пального (пробіг) припадає на два періоди — частково на 31 березня, частково на 1 квітня. Однак ключовим є те, що підтвердження використання пального формується за результатами відрядження в цілому, тобто після повернення працівника — 01 квітня, коли подається подорожній лист та інші документи.

Саме на цю дату підприємство отримує можливість:

• встановити фактичний обсяг використаного пального; 
• підтвердити його зв’язок із господарською діяльністю; 
• сформувати витрати відповідно до вимог бухгалтерського обліку. 

З урахуванням цього списання пального доцільно здійснювати у періоді завершення відрядження, тобто у квітні 2026 року.

У бухгалтерському обліку це відображається таким чином:

• оприбуткування пального: Дт 203 — Кт 372; 
• списання на витрати (за даними подорожнього листа, за фактичними показниками, з урахуванням норм): Дт 23, 91, 92, 93 — Кт 203. 

Висновок

Таким чином, навіть незважаючи на те, що частина пробігу припадає на березень, витрати визнаються у квітні. Це пов’язано з тим, що лише після завершення відрядження підприємство отримує повний пакет первинних документів і може достовірно підтвердити використання пального.