Чек-лист обліку основних засобів на підприємстві

Ось чек-лист для ведення бухобліку основних засобів (ОЗ) на підприємстві, що охоплює всі етапи: від надходження та введення в експлуатацію до списання та відображення у звітності. Кожен крок супроводжується посиланням на відповідні нормативні документи.

Обґрунтування

Цей чек-лист допоможе систематизувати та проконтролювати всі ключові операції з основними засобами відповідно до вимог українського законодавства.

1. Надходження та визнання основних засобів

• Перевірити відповідність критеріям визнання ОЗ: Актив є матеріальним, утримується для використання у господарській діяльності, очікуваний строк корисного використання — більше одного року, і його вартість може бути достовірно визначена (п. 4, 6 НП(С)БО 7);
• Сформувати первісну вартість: Включити всі витрати, пов'язані з придбанням (створенням) об'єкта: вартість придбання, реєстраційні збори, мито, витрати на доставку, монтаж, налагодження тощо (п. 8 НП(С)БО 7);
• Класифікувати об'єкт: Віднести ОЗ до відповідної групи (будівлі, машини та обладнання, транспортні засоби тощо) (п. 5.1 НП(С)БО 7);
• Отримати та перевірити первинні документи: Накладні, акти приймання-передачі, рахунки-фактури, митні декларації тощо.

2. Введення в експлуатацію

• Створити комісію: Наказом керівника призначити комісію для введення об'єкта ОЗ в експлуатацію;
• Оформити Акт введення в експлуатацію основних засобів: Можна розробити власну форму або використовувати як зразок форму, затверджену для державного сектору (п. 6 розділу I Наказу Міністерства фінансів України від 13.09.2016 №818);
• Присвоїти інвентарний номер: Кожному об'єкту ОЗ присвоюється унікальний номер;
• Відкрити Інвентарну картку обліку об'єкта основних засобів: У ній фіксуються всі дані про об'єкт та його рух. Можна використовувати форму картки, затверджену Наказом №818.

3. Облік під час експлуатації

• Обрати метод нарахування амортизації: Прямолінійний, зменшення залишкової вартості, виробничий тощо. Метод обирається комісією із введення ОЗ в експлуатацію і фіксується в Акті введення в експлуатацію ОЗ (п. 26 НП(С)БО 7);
• Встановити строк корисного використання та ліквідаційну вартість: Ці показники визначаються комісією при введенні об'єкта в експлуатацію (п. 23, 24 НП(С)БО 7);
• Нараховувати амортизацію щомісяця: Нарахування починається з місяця, наступного за місяцем введення об'єкта в експлуатацію, та відображається у бухгалтерському обліку (Дт 23, 91, 92, 93 — Кт 131) (п. 29 НП(С)БО 7).

4. Поліпшення, ремонт, переоцінка

Розмежувати витрати на ремонт та поліпшення: Витрати на підтримання об'єкта в робочому стані (ремонт) відносяться до витрат періоду. Витрати, що призводять до збільшення майбутніх економічних вигід (модернізація, реконструкція), капіталізуються, збільшуючи первісну вартість ОЗ (п. 14, 15 НП(С)БО 7).

Оформити Акт приймання-здачі відремонтованих, реконструйованих та модернізованих об'єктів.

Проводити переоцінку (за потреби): Якщо підприємство прийняло рішення про переоцінку групи ОЗ, її потрібно проводити на дату балансу, якщо залишкова вартість об'єкта суттєво відрізняється від справедливої (п. 16 НП(С)БО 7).

5. Інвентаризація

Проводити інвентаризацію ОЗ не рідше одного разу на рік. Перевіряється фактична наявність, стан та відповідність об'єктів даним бухгалтерського обліку (ст. 10 Закону "Про бухгалтерський облік та фінансову звітність в Україні").

Оформити результати інвентаризації. Складаються інвентаризаційні описи, звіряльні відомості та протокол інвентаризаційної комісії.

6. Вибуття (списання, продаж, безоплатна передача)

• Визначити причину вибуття: Об'єкт списується, якщо він не відповідає критеріям визнання активом (фізично чи морально застарів, проданий, переданий безоплатно тощо) (п. 33 НП(С)БО 7);
• Створити комісію для списання: Комісія оглядає об'єкт, встановлює причини списання та складає висновок;
• Оформити Акт на списання основних засобів: Можна розробити власну форму або використовувати як зразок форму, затверджену Наказом №818;
• Відобразити вибуття в обліку: Списати суму накопиченого зносу та залишкову вартість об'єкта (п. 34 НП(С)БО 7);
• Оприбуткувати запаси від ліквідації: Якщо в результаті ліквідації отримано матеріальні цінності (металобрухт, запчастини), їх слід оприбуткувати за чистою вартістю реалізації або в оцінці можливого використання (Дт 209 — Кт 746).

7. Розкриття інформації у фінансовій звітності

Підготувати інформацію для приміток до фінансової звітності. Для кожної групи ОЗ необхідно розкрити:

• Первісну (переоцінену) вартість та суму зносу на початок і кінець року;
• Методи амортизації та діапазон строків корисного використання;
• Рух ОЗ протягом року (надходження, вибуття, переоцінка, сума нарахованої амортизації);
• Залишкову вартість ОЗ, що тимчасово не використовуються, передані в заставу тощо (п. 36, 37 НП(С)БО 7).