Оформлення та облік дарування сертифікатів акції "Чорна п’ятниця"

Документальне оформлення

Для уникнення питань з боку контролюючих органів, операцію з безоплатної роздачі сертифікатів слід належно задокументувати:

• Положення про подарункові сертифікати. Рекомендується розробити та затвердити внутрішній документ, який регулює порядок випуску та обігу сертифікатів на підприємстві. У ньому варто визначити номінали, строк дії, перелік товарів/послуг, які можна отримати, та дії у разі втрати чи закінчення терміну дії сертифіката;
• Наказ керівника. Проведення рекламної акції (наприклад, до "чорної п'ятниці") має бути затверджено наказом по підприємству. У наказі зазначаються мета, терміни проведення, умови акції та перелік відповідальних осіб;
• Акт або відомість. Факт безоплатної передачі сертифікатів покупцям можна оформити актом списання або відомістю роздачі, де буде зафіксовано кількість та номінал виданих сертифікатів. Оскільки акція масова, поіменного списку отримувачів не вимагається.

Бухгалтерський облік

Облік операцій із подарунковими сертифікатами відбувається у два етапи:

Етап 1: Дарування сертифіката

На момент дарування сертифіката у підприємства виникають витрати, пов'язані зі збутом продукції, та зобов'язання перед пред'явником сертифіката.

Списання витрат: Вартість сертифікатів (якщо вони мали собівартість виготовлення) або їх номінальна вартість у рамках маркетингової акції списується до витрат на збут.

• Дт 93 «Витрати на збут» Кт 20, 22, 28 (на собівартість виготовлення/придбання бланків сертифікатів, якщо вони є).

Відображення зобов'язання: Оскільки виникає зобов'язання надати товар у майбутньому, його суму слід обліковувати на позабалансовому рахунку до моменту пред'явлення сертифіката.

Збільшення позабалансового субрахунку 042 «Непередбачені зобов’язання» — на номінальну вартість подарованих сертифікатів.

Етап 2: Обмін сертифіката на товар

Коли покупець обмінює сертифікат на товар, відбувається операція з безоплатної передачі товару.

Списання собівартості товару:

• Дт 93 «Витрати на збут» Кт 28 «Товари» — списано собівартість безоплатно переданого товару.

Нарахування ПДВ:

• Дт 93 Кт 641/ПДВ — нараховано податкові зобов'язання з ПДВ виходячи з мінімальної бази (див. нижче).

Списання зобов'язання:

Зменшення позабалансового субрахунку 042 «Непередбачені зобов’язання» — на номінальну вартість погашеного сертифіката.

ПДФО та Військовий збір

Вартість негрошових подарунків не включається до оподатковуваного доходу фізичної особи, якщо вона не перевищує 25% однієї мінімальної заробітної плати, встановленої на 1 січня звітного року (пп. 165.1.39 ПКУ).

• Мінімальна заробітна плата на 1 січня 2025 року становить 8000 грн;
• Неоподатковуваний ліміт у 2025 році: 8000 грн × 25% = 2000 грн.

Оскільки номінал ваших сертифікатів (від 50 до 1000 грн) менший за 2000 грн, їх вартість не оподатковується податком на доходи фізичних осіб (ПДФО) за ставкою 18% та військовим збором за ставкою 5%.

Відображення у додатку 4ДФ та ідентифікація покупців

• Якщо вартість подарунка не перевищує 2000 грн: такий дохід є неоподатковуваним. Формально його слід було б відобразити у додатку 4ДФ Податкового розрахунку з ознакою доходу «160»;
• Практичний аспект: Для відображення у 4ДФ потрібні ідентифікаційні дані особи (РНОКПП). Однак при проведенні масових рекламних акцій, коли подарунки роздаються широкому і невизначеному колу осіб, ідентифікувати кожного отримувача неможливо. У такому випадку, оскільки дохід не оподатковується і відсутня можливість персоніфікації, податкові органи зазвичай не вимагають відображення таких операцій у 4ДФ;
• Висновок: Збирати паспортні дані та РНОКПП покупців не потрібно, якщо ви організуєте акцію як масовий маркетинговий захід, що унеможливлює ідентифікацію кожного отримувача.

Податок на додану вартість (ПДВ)

На момент дарування сертифіката об'єкт оподаткування ПДВ не виникає, оскільки це не є операцією з постачання товарів чи послуг.

На момент обміну сертифіката на товар відбувається операція безоплатної передачі товару, яка є об'єктом оподаткування ПДВ. База оподаткування визначається відповідно до пп. 188.1 ПКУ і не може бути нижчою за ціну придбання таких товарів. На цю операцію слід скласти дві податкові накладні: одну на фактичну (нульову) вартість постачання, а другу — на суму перевищення мінімальної бази над договірною ціною.

Висновки:

• ПДФО та військовий збір не утримуються, а дані покупців (паспорт, РНОКПП) збирати не потрібно і операції не відображаються в додатку 4ДФ;
• На момент дарування сертифіката ПДВ не нараховується, в обліку списуються витрати на збут (Дт 93) та відображається позабалансове зобов’язання (субрахунок 042);
• На момент обміну сертифіката на товар виникає безоплатне постачання: списується собівартість товару у витрати (Дт 93), нараховуються податкові зобов’язання з ПДВ за правилами пп. 188.1 ПКУ (база не нижче ціни придбання) і складаються дві податкові накладні; позабалансове зобов’язання списується.