Облік пального та списання бензину на підприємстві

Облік пального, придбаного за талонами, ведеться на субрахунку 203 «Паливо» з використанням аналітичних рахунків (наприклад, «Талони на пальне» та «Пальне в баках автомобілів»). Списання бензину здійснюється на підставі самостійно розроблених подорожніх листів та узагальнюючого Акта на списання палива, який складається щомісяця. Основою для розрахунку списання є норми витрат, затверджені наказом по підприємству.

Обґрунтування

Для правильної організації обліку та списання пального на підприємстві необхідно виконати кілька послідовних кроків.

1. Організаційні заходи та затвердження норм

Перш за все, необхідно видати наказ по підприємству про порядок експлуатації автомобілів. У цьому документі доцільно:

• Закріпити кожен автомобіль за конкретним працівником (директор, менеджер, помічник директора);
• Затвердити перелік осіб, допущених до керування;
• Встановити індивідуальні норми витрат пального для кожного автомобіля;
• Затвердити форму первинного документа для обліку роботи авто (наприклад, подорожнього листа);
• Заборонити використання автомобілів в особистих цілях.

Оскільки обов'язкові державні норми витрат палива скасовано, підприємство має право розробити та затвердити власні, економічно обґрунтовані норми. Це можна зробити на основі контрольних замірів, проведених комісією, або орієнтуючись на рекомендаційні норми ДП «ДержавтотрансНДІпроект».

2. Облік придбання пального за талонами

Талони на пальне є підтвердженням права на отримання вже оплаченого палива на АЗС. Облік таких операцій ведеться на субрахунку 203 «Паливо». Рекомендується відкрити аналітичні субрахунки для зручності, наприклад:

• 203/Талони — для обліку номінальної вартості талонів.
• 203/Пальне в баку авто_1, 203/Пальне в баку авто_2 і т.д. — для обліку пального безпосередньо в баках транспортних засобів.

Типові бухгалтерські проведення:

Оплата постачальнику за талони:

• Дт 371 «Розрахунки за виданими авансами» Кт 311 «Поточні рахунки в національній валюті».

Відображення податкового кредиту з ПДВ (за наявності зареєстрованої податкової накладної):

• Дт 641/ПДВ Кт 644 «Податковий кредит».

Отримання талонів від постачальника (наприклад, ОККО):

• Дт 203/Талони Кт 631 «Розрахунки з вітчизняними постачальниками».

Відображення ПДВ:

• Дт 644 «Податковий кредит» Кт 631 «Розрахунки з вітчизняними постачальниками».

Заправка автомобіля на АЗС за талоном (пальне переміщується з «відповідального зберігання» на АЗС у бак автомобіля):

• Дт 203/Пальне в баку авто Кт 203/Талони.

3. Документальне оформлення та списання пального

Списання пального здійснюється на підставі первинних документів, що підтверджують його використання у господарській діяльності.

Подорожній лист: Оскільки типові форми скасовані, підприємство розробляє власну форму. Вона має містити обов'язкові реквізити первинного документа згідно зі ст. 9 Закону «Про бухгалтерський облік та фінансову звітність в Україні»: назва документа, дата, назва підприємства, зміст операції (маршрут, пробіг), показники спідометра на початок та кінець дня, залишки пального, підписи відповідальних осіб. Подорожні листи складаються на кожну поїздку або можуть бути накопичувальними за певний період (тиждень, місяць).

Акт на списання палива: На підставі даних з подорожніх листів за звітний період (зазвичай, місяць) складається зведений акт на списання пального. Цей документ є підставою для відображення витрат в бухгалтерському обліку.

Бухгалтерські проведення при списанні: Вартість використаного пального списується на витрати залежно від напрямку використання автомобілів:

Автомобіль директора та помічника директора (адміністративні потреби):

• Дт 92 «Адміністративні витрати» Кт 203/Пальне в баку авто.

Автомобіль менеджера (якщо його робота пов'язана зі збутом продукції/послуг):

• Дт 93 «Витрати на збут» Кт 203/Пальне в баку авто.

Якщо автомобіль менеджера використовується для загальногосподарських цілей:

• Дт 92 «Адміністративні витрати» Кт 203/Пальне в баку авто.

Зразок Акта на списання палива

Нижче наведено зразок, який ви можете адаптувати для потреб вашого підприємства.