Відображаємо в обліку операції з придбання у закордонному відрядженні однієї інвалюти за іншу

Згідно з п. 2.5 Правил №200, якщо для остаточного розрахунку за відрядження працівникові потрібно виплатити додаткові кошти, виплата здійснюється у національній валюті України за офіційним обмінним курсом гривні до іноземних валют, установленим НБУ на день погашення заборгованості. Однак у цих Правилах нічого не сказано про те, як визначають витрати працівника, понесені ним за рахунок власних коштів, зокрема і щодо обміну валют. За загальним правилом, такі витрати відшкодовують на підставі наданих працівником документів про понесені витрати. I, як зазначалося вище, при цьому для переведення таких понесених витрат у гривні застосовують курс НБУ, що діяв на дату затвердження авансового звіту.

А що робити, якщо документів про обмін валют немає? Чи можна відшкодувати працівникові втрати на обмінних курсах? Згідно з п. 19 р. III Iнструкції №59, у разі відсутності підтвердних документів про обмін валюти, в якій видано аванс, на національну валюту держави відрядження перерахунок витрат, здійснених у відрядженні, що підтверджені документально, відбувається виходячи з крос-курсу, розрахованого за офіційним обмінним валютним курсом, встановленим Національним банком України на день затвердження звіту про використання коштів, наданих на відрядження. Методику розрахунку наведено у листі НБУ від 09.04.2008 р. №13-416/1598 «Про визначення курсів валют», в якому зазначено: «Для визначення курсу гривні до іноземних валют, до яких НБУ не встановлює офіційного курсу, достатньо використати інформацію про офіційний курс гривні до долара США та про поточний крос-курс відповідної валюти до долара США на міжнародних валютних ринках. У тому числі того, що публікує газета «Financial Times».

Таким чином, операції з придбання однієї іноземної валюти за іншу іноземну валюту розглядаються як дві одночасно здійснені операції: продаж та придбання відповідної іноземної валюти. Але нагадаємо: Iнструкція №59 є обов'язковим документом лише для бюджетних підприємств. Для підприємств небюджетної сфери вона має тільки рекомендаційний характер, тож таке підприємство саме вирішує, чи дотримувати певних норм Iнструкції №59.

У податковому обліку, згідно з пп. 153.1.4 ПКУ, якщо здійснюється операція з продажу іноземної валюти та банківських металів, до складу доходів або витрат платника податку на прибуток відповідно включається додатна або від'ємна різниця між доходом від продажу та балансовою вартістю такої валюти. А в разі придбання іноземної валюти до складу відповідно витрат або доходів звітного періоду включається додатна або від'ємна різниця між курсом іноземної валюти до гривні, за яким придбавається іноземна валюта, та курсом, за яким визначається балансова вартість такої валюти.

Але ця норма застосовується лише при продажу-придбанні валюти самим підприємством. А пп. 140.1.7 ПКУ, який регулює податковий облік відряджень, прямо не передбачає право на податкові витрати за відшкодуваннями працівнику витрат від обміну валют. Отже, тільки дуже сміливі платники податку можуть спробувати віднести такі витрати до податкових. Усі інші утримають зі суми такого відшкодування ПДФО (при цьому базою оподаткування буде сума відшкодування, збільшена на «натуральний» коефіцієнт, установлений п. 164.5 ПКУ). Адже, згідно з пп. «а» пп. 170.9.1 ПКУ, працедавець є податковим агентом стосовно суми, що перевищує суму витрат платника податку на відрядження, яка розрахована згідно з розділом III ПКУ. Тож якщо не буде податкових витрат у сумі виплаченого відшкодування, то ця сума належатиме до оподатковуваного доходу працівника (пп. 164.2.11 ПКУ).