Відшкодування транспортних витрат: як відобразити в бухобліку?

Два варіанти

При організації доставки товару покупцеві, витрати на яку компенсуються останнім, підприємство-продавець має два варіанти відображення цієї операції в первинних документах (рахунку, акті): 

• як надання транспортних послуг або 
• як відшкодування понесених витрат. 

Вибір залежить від умов договору та виду діяльності продавця.

Ключовим фактором, що визначає спосіб оформлення, є умови договору купівлі-продажу або поставки. Саме в договорі сторони мають заздалегідь узгодити обраний варіант. 

Варіант 1: Відшкодування (компенсація) витрат

Цей варіант є доцільним, якщо надання транспортних послуг не є одним з основних видів діяльності продавця. Покупець у такому випадку не замовляє у продавця окрему послугу перевезення, а лише компенсує його витрати в рамках договору поставки. 

Як оформити в первинних документах?

• У рахунку-фактурі та видатковій накладній: Вартість компенсації доставки вказується окремим рядком. Формулювання може бути таким: "Відшкодування витрат на доставку товару" або "Компенсація транспортних витрат"; 
• Окремий акт: Складати окремий акт на компенсацію не обов'язково, достатньо виділити цю суму у видатковій накладній. Однак, за бажанням сторін, можна оформити і окремий акт з аналогічним формулюванням.

Бухгалтерський облік у продавця

Витрати на доставку, понесені продавцем (наприклад, оплата перевізнику), відображаються на субрахунку 93 "Витрати на збут". 

Сума компенсації, отримана від покупця, визнається іншим операційним доходом на субрахунку 719 "Інші доходи від операційної діяльності". 

Варіант 2: Надання транспортних послуг

Цей варіант застосовується, якщо надання транспортних послуг є одним із зареєстрованих видів діяльності продавця (відповідний КВЕД). У такому випадку договір, окрім поставки товару, передбачає надання окремої послуги з його перевезення.

Як оформити в первинних документах?

• У рахунку-фактурі та акті виконаних робіт: Послуга вказується окремим рядком з чітким формулюванням, наприклад, "Послуги з перевезення товару" або "Транспортно-експедиційні послуги";
• Акт виконаних робіт (наданих послуг): Оформлення окремого акта є обов'язковим для підтвердження факту надання послуги. 

Бухгалтерський облік у продавця

Дохід від надання транспортних послуг відображається на субрахунку 703 "Дохід від реалізації робіт і послуг". 

Собівартість цих послуг (витрати, пов'язані з доставкою) формується на рахунку 23 "Виробництво" і списується на субрахунок 903 "Собівартість реалізованих робіт і послуг". 

Податковий облік (ПДВ)

Незалежно від обраного варіанту, сума, що сплачується покупцем за доставку, є об'єктом оподаткування ПДВ на загальних підставах, оскільки вважається частиною вартості постачання. 

При складанні податкової накладної важливо, щоб опис (номенклатура) послуги збігався з формулюванням у первинних документах. Код послуги за ДКПП не повинен дублювати код товару. Якщо це компенсація, можна вказати код основної торговельної діяльності (наприклад, з класів 45-47). Якщо ж продавець залучав стороннього перевізника, для уникнення проблем з блокуванням податкових накладних, доцільно вказати той самий код послуги (наприклад, 49.41), що й у "вхідній" податковій накладній від перевізника. 

Висновки:

• Вибір оформлення залежить від договору: Відображення транспортних витрат у первинних документах (як компенсація чи транспортна послуга) визначається умовами договору та видом діяльності продавця;
• Компенсація витрат: Якщо транспортні послуги не є основною діяльністю продавця, витрати вказуються в накладній як "відшкодування витрат на доставку", дохід відображається на субрахунку 719, витрати — на 93;
• Транспортні послуги: Якщо перевезення — зареєстрований вид діяльності, оформлюється акт на "послуги з перевезення", дохід відображається на субрахунку 703, собівартість — на 903. ПДВ оподатковується в обох випадках.