СКД-картки для працівників: відображення в податковому та бухгалтерському обліках

Що таке СКД (Система Контролю Доступу)?

Якщо говорити простими словами, то СКД — це сучасний електронний "ключник" для будівлі чи території, а СКД-картка — це особистий електронний ключ для цього "ключника".

Розглянемо детальніше.

СКД — це абревіатура, яка розшифровується як Система Контролю і Управління Доступом (СКУД). Це комплекс технічного обладнання та програмного забезпечення, головне завдання якого — автоматично пропускати на територію (в офіс, на склад, у певне приміщення) тих, кому це дозволено, і не пропускати сторонніх. 

Основні функції СКД:

1. Обмеження доступу: Це її ключова функція. Система гарантує, що увійти в приміщення зможуть лише люди з відповідним дозволом (наприклад, працівники); 
2. Ідентифікація: Система "впізнає" кожну людину чи транспортний засіб, що намагається пройти;
3. Облік робочого часу: СКД фіксує точний час приходу та виходу кожного працівника. Цю інформацію часто використовують у бухгалтерії та відділі кадрів для табелювання;
4. Безпека: Система підвищує загальний рівень безпеки, захищаючи майно та інформацію компанії від сторонніх;
5. Розмежування прав: Можна налаштувати доступ так, щоб певні працівники могли заходити лише у визначені приміщення (наприклад, співробітник відділу продажів не зможе зайти на склад без спеціального дозволу). 

З чого складається СКД?

• Ідентифікатор — це "ключ" (саме ним і є СКД-картка, брелок, відбиток пальця);
• Зчитувач — пристрій біля дверей чи на турнікеті, до якого прикладають картку. Він зчитує унікальний код з ідентифікатора; 
• Контролер — "мозок" системи. Він отримує код від зчитувача, перевіряє його по своїй базі даних і вирішує, чи відкривати двері;
• Виконавчий пристрій — електрозамок, турнікет, шлагбаум, який фізично блокує або відкриває прохід за командою контролера. 

Що таке СКД-картка?

СКД-картка (картка доступу) — це, найчастіше, пластикова картка (схожа на банківську), яка слугує персональним ідентифікатором (ключем) у системі контролю доступу. 

Як вона працює:

• Всередині картки вбудований мікрочип та антена. На чипі записаний унікальний код;
• Найпоширенішими є безконтактні картки (технології RFID, NFC). Це означає, що картку не потрібно нікуди вставляти чи проводити нею. Достатньо піднести її на невелику відстань до зчитувача;
• Коли картка потрапляє в поле дії зчитувача, той передає їй енергію, отримує у відповідь її унікальний код і надсилає його на контролер для перевірки. 

Таким чином, для працівника СКД-картка — це простий та зручний спосіб потрапити на своє робоче місце. Для роботодавця — це надійний інструмент для забезпечення безпеки та контролю за робочим процесом.

Як обліковувати СКД?

СКД-картки, придбані для працівників, слід обліковувати або як Малоцінні необоротні матеріальні активи (МНМА), або як Малоцінні та швидкозношувані предмети (МШП). Вибір залежить від очікуваного строку служби карток та облікової політики підприємства. Найбільш методологічно правильним є облік у складі МНМА, оскільки строк їх використання зазвичай перевищує один рік.

Варіант 1. Облік карток як Малоцінних необоротних матеріальних активів (МНМА)

Цей варіант застосовується, якщо очікуваний строк корисного використання карток перевищує один рік, що є типовим для СКД-карток.

1. Придбання карток:

Придбані картки зараховуються на баланс як капітальні інвестиції:

• Дебет 153 «Придбання (виготовлення) інших необоротних матеріальних активів» Кредит 631 «Розрахунки з вітчизняними постачальниками» (або 372, якщо кошти видавалися під звіт).

2. Введення в експлуатацію (видача працівникам):

При видачі картки працівнику вона вводиться в експлуатацію та зараховується до складу МНМА на рахунок 112:

• Дебет 112 «Малоцінні необоротні матеріальні активи» Кредит 1531 «Придбання (виготовлення) інших необоротних матеріальних активів».

3. Нарахування амортизації:

Відповідно до облікової політики, амортизація МНМА може нараховуватися, серед іншого, одним із двох методів:

• 50% вартості при введенні в експлуатацію та решта 50% — при списанні;
• 100% вартості при введенні в експлуатацію. Цей метод є найпоширенішим для таких активів.

Бухгалтерський запис при нарахуванні 100% амортизації:

• Дебет 92 «Адміністративні витрати» (або 91, 93, 94 — залежно від того, де працюють співробітники) Кредит 132 «Знос інших необоротних матеріальних активів».

4. Аналітичний облік:

Необхідно вести аналітичний облік карток за кожною матеріально відповідальною особою (працівником).

Варіант 2. Облік карток як Малоцінних та швидкозношуваних предметів (МШП)

Цей варіант можливий, якщо обліковою політикою підприємства встановлено, що активи з очікуваним строком служби до одного року (або операційного циклу) обліковуються як МШП. Для СКД-карток це менш імовірно, але допустимо.

1. Придбання карток:

Картки зараховуються на баланс до складу запасів:

• Дебет 22 «Малоцінні та швидкозношувані предмети» Кредит 631 «Розрахунки з вітчизняними постачальниками».

2. Видача працівникам та списання вартості:

При видачі картки працівнику її вартість одразу списується на витрати:

• Дебет 92 «Адміністративні витрати» (або 91, 93, 94) Кредит 22 «Малоцінні та швидкозношувані предмети».

Після цього підприємство продовжує вести лише оперативний кількісний облік таких карток за місцями їх експлуатації та відповідальними особами до моменту їх фактичного зносу чи повернення.

Про особливості, пов’язані з обліком таких карток, можна ще почитати тут.

Коротко підсумуємо вижченаведене:

Облік СКД-карток як МНМА або МШП: СКД-картки обліковуються як малоцінні необоротні матеріальні активи (МНМА), якщо строк служби перевищує рік, або як малоцінні та швидкозношувані предмети (МШП), якщо строк служби менший, залежно від облікової політики підприємства;

Бухгалтерський облік МНМА: Придбання карток відображається на рахунку 153, введення в експлуатацію — на 112, амортизація нараховується (найчастіше 100% при введенні) на витратні рахунки (92, 91, 93, 94), з веденням аналітичного обліку за працівниками;

Облік МШП та оперативний контроль: При обліку як МШП картки зараховуються на рахунок 22, при видачі списуються на витрати (92, 91, 93, 94), з подальшим оперативним кількісним обліком за відповідальними особами до зносу чи повернення.