Безконтактні карти для проходження через пункти пропуску офісного центру: як облікувати?

Безконтактні карти – це найбільш перспективний і вживаний тип карт пропуску. Фактично - це замінник ключів від дверей, і відносно невелика ціна дозволяє використовувати такі карти з великою кількістю працівників, орендарів та гостей офісу.

Проте для початку рекомендуємо видати наказ по підприємству про прийняття рішення використовувати безконтактні карти.

У наказі слід вказати:

• порядок видачі з уточненням, що картки-ключі не переходять у власність працівників та орендарів, а залишаються у власності підприємства (зазначити періодичність, строк служби тощо);
• порядок повернення та відшкодування компенсації за картки у випадку неповернення;
• відповідальних осіб за придбання, зберігання, видачу. Як правило, такі картки-ключі закріплюються за конкретною особою, а далі для обліку руху карток на підприємстві (враховуючи договори коворкінгу) можна  вести журнал обліку руху таких карток, який складається у довільній формі. 

У документах потрібно уточнити, на яких умовах працівники та орендарі отримують картки: вони видаються у безоплатне користування з обов’язковою умовою повернення чи передаються у власність фізособам. Ця інформація допоможе бухгалтеру зрозуміти як оподатковується така операція. 

У бухгалтера може виникнути запитання, чи не має тут ризику щодо визнання доходу працівників у вигляді додаткового блага? За визначенням терміну, наведеному у пп. 14.1.47 ПКУ, додаткові блага - це, зокрема, матеріальні цінності, інші види доходу, що надаються платнику податку податковим агентом, якщо такий дохід не є заробітною платою та не пов'язаний з виконанням обов'язків трудового найму. А в даному випадку, видача карток-ключів - це обов’язок підприємства щодо забезпечення обмеженого доступу фізосіб на його територію. Тому такі картки не розглядаються як дохід працівників, а підприємство не виконує функції податкового агента, відповідно, не утримує ПДФО та військовий збір. 

Видача карток працівникам не відноситься до заробітної плати,  а отже, ЄСВ не нараховується також.

Для цілей бухобліку такі карти-ключі можна віднести до інших запасів, адже вони призначені для адміністративних потреб, надання послуг оренди (якщо карти — ключі видаються орендарям) тощо.

Для оформлення руху запасів використовуються первинні документи, які служать для порядку контролю за рухом запасів (аналітичний облік) та в яких відображено одиницю виміру, кількість, вартість. 

У більшості випадків картки будуть відображатись на рахунку 22 "Малоцінні і швидкозношувані предмети". Цей рахунок призначено для обліку й узагальнення інформації про наявність та рух малоцінних та швидкозношуваних предметів, що належать підприємству та знаходяться у складі запасів. До малоцінних та швидкозношуваних предметів належать предмети, що використовуються протягом не більше одного року або нормального операційного циклу, якщо він більше одного року. У періоді використання таких карток, вони списуються на витрати. Враховуючи, що картки видаються для працівників та орендарів офісу, списання відобразиться за дебетом 92.

Як  виключення, якщо тільки строк служби картки-ключа понад 1 рік, а вартість відповідає встановленому підприємством вартісного критерію для МНМА, картки будуть зараховані на субрахунок 112 "Малоцінні необоротні матеріальні активи". 

Картки скоріше за все придбані за плату, тому оприбутковуються за первісною вартістю, яка складається з витрат, що виникли у зв'язку з їх придбанням, зокрема:

• ціна придбання за вирахуванням знижок відповідно до договору з постачальником (продавцем) та непрямих податків, крім випадків, якщо податки не відшкодовуються підприємству;
• інші витрати, які безпосередньо пов'язані з придбанням запасів і доведенням їх до стану, в якому вони придатні для використання у запланованих цілях.

Первісною вартістю запасів, що виготовляються власними силами підприємства, визнається їхня виробнича собівартість. Формування виробничої собівартості таких запасів здійснюється за нормами П(С)БО 16.

Первісною вартістю запасів, одержаних підприємством безоплатно, визнається їх справедлива вартість (сума, за якою може бути здійснений обмін активу, або оплата зобов'язання в результаті операції між обізнаними, зацікавленими та незалежними сторонами)  з урахуванням фактично понесених витрат, наприклад, на доставку або інші витрати,  які пов'язані з придбанням запасів. Якщо картки отримано безоплатно, то в обліку підприємства слід відобразити проведення: Дт 22 Кт 718, а вже згодом списання відобразиться на відповідному витратному рахунку.

Видаються картки працівникам безоплатно і вони є власністю підприємства. Проте, коли вони не використовується працівниками (при звільнені), вони підлягають обов'язковому поверненню. 

Якщо картки не повертаються працівником при звільненні, є всі підстави включити їх до загального місячного оподатковуваного доходу працівника. Дохід надається у негрошовій формі, тому сума податку об'єкта оподаткування обчислюється за правилами, визначеними пп. 164.5 ПКУ (база для ПДФО збільшується на коефіцієнт, база для військового збору на такий коефіцієнт не збільшується). У податковому розрахунку за формою №1ДФ нарахований дохід у вигляді додаткового блага треба показати з ознакою доходу "126" (або "127", як інші доходи згідно з пп. 164.2.20 ПКУ).

Якщо під час видачі працівникам карток  ПЗ з ПДВ не нараховувались (зрозуміло, якщо картки придбано з ПДВ), адже право власності на майно залишалось у роботодавця, і така операція здійснювалась в рамках господарської діяльності, то у випадку неповернення ситуація кардинально інша. Така операція згідно з пп. 14.1.191 ПКУ є постачанням товарів і, як наслідок, вимагає нарахувати ПЗ з ПДВ. Відповідно до пп. 188.1 ПКУ і враховуючи абз. 2 цього пункту, база оподаткування не може бути нижче ціни придбання. Платник ПДВ складає та реєструє в ЄРПН дві ПН, особливості складання яких наводяться у п. 8, 15,16 Порядку №1307, та визначає базу оподаткування з вартості придбання карток у постачальника.