Списання матеріалів замовника в будівництві: документальне оформлення

Передача матеріалів від замовника до генпідрядника

Передача матеріалів від замовника генпідряднику оформлюється актом приймання-передачі або видатковою накладною з позначкою "без оплати". Передані матеріали замовник обліковує на субрахунку 205. Генпідрядник обліковує отримані від замовника матеріали на позабалансовому рахунку (наприклад, субрахунок 022 "Матеріали, прийняті для переробки").

Підстава для списання матеріалів та вибір документа

Основним документом, що підтверджує фактичне використання матеріалів замовника на будівельному майданчику, є звіт генпідрядника про використання цих матеріалів. Цей звіт може бути складовою частиною Акту приймання виконаних будівельних робіт (наприклад, типової форми №КБ-2в) або окремим документом. 

На підставі отриманих від генпідрядника документів (Акту виконаних робіт, Підсумкової відомості ресурсів, що підтверджують кількість використаних матеріалів замовника), замовник здійснює внутрішнє списання цих матеріалів.

Для внутрішнього списання матеріалів замовник може додатково використовувати:

• Акт списання матеріалів довільної форми: Замовник може розробити власну форму акта списання, яка повинна містити всі обов'язкові реквізити первинного документа, передбачені ч. 2 ст. 9 Закону "Про бухгалтерський облік та фінансову звітність в Україні" (назва документа, дата складання, назва підприємства, зміст та обсяг господарської операції, одиниця виміру, посади та підписи відповідальних осіб). Такий акт складається та підписується комісією, призначеною керівником підприємства-замовника, або лише директором, якщо це передбачено внутрішніми положеннями.

Хоча, на наш погляд, складання ще такого додаткового акта не обов’язкове.

Участь генерального підрядника в підписанні акту списання замовника

Акт списання матеріалів є внутрішнім документом замовника. Він складається на підставі документів, наданих генпідрядником (Акт КБ-2в, відомість ресурсів, звіт про використання матеріалів). Сам факт підписання генпідрядником Акту КБ-2в та/або звіту про використання матеріалів є підтвердженням з його боку факту використання зазначеної кількості матеріалів замовника.

Тому немає прямої законодавчої вимоги щодо обов'язкового підписання внутрішнього акту списання матеріалів замовника представником генерального підрядника. Головне, щоб у замовника були належним чином оформлені документи від генпідрядника, що підтверджують обсяги використаних матеріалів.

Однак, для уникнення можливих непорозумінь у майбутньому та додаткового підтвердження узгодженості даних, сторони можуть за домовленістю передбачити підписання такого акту списання (або його аналогу, наприклад, тристороннього акту) і представником генпідрядника. Це може бути прописано в умовах договору підряду.

Облікові аспекти

Вартість використаних матеріалів замовника списується на збільшення первісної вартості об'єкта будівництва (в бухгалтерському обліку замовника це відображається по дебету субрахунку 151 "Капітальне будівництво"). 

Висновки:

1. Підстава для списання матеріалів: Списання матеріалів замовника здійснюється на основі документів від генпідрядника (наприклад, Акт КБ-2в, Підсумкова відомість ресурсів, звіт про використання матеріалів), які підтверджують фактичне використання матеріалів;

2. Внутрішній акт списання: Замовник може використовувати акт списання довільної форми для внутрішнього обліку, але його складання не є обов’язковим, якщо є документи від генпідрядника; 

3. Підпис генпідрядника: Внутрішній акт списання не вимагає обов’язкового підпису генпідрядника, але за домовленістю сторін його можна підписувати для узгодженості даних.