Фізособа зареєструвалася «єдинником» ІІ групи: як вести бухгалтерію?

Відповідно до пп. 296.1 ПКУ, фізичні особи-підприємці (ФОП) - платники єдиного податку другої групи зобов'язані вести облік у довільній формі шляхом помісячного відображення отриманих доходів.

Таким чином, бухгалтерський облік ФОП на ЄП групи ІІ не ведуть. Вони ведуть виключно облік своїх доходів (не витрат). Облік ведуть, повторимося, в довільній формі.

Наприклад, це може бути табличка в Ексель чи звичайний учнівський зошит, де підряд, рядок за рядком записують доходи від отриманої підприємницької діяльності – дата отримання доходу, сума доходу тощо.

Схожу відповідь читаємо у відповіді ДПС на питання в ЗІР (107.01.06): «Чи повинні ФОП – платники ЄП першої – третьої груп, які не є платниками ПДВ (крім е-резидентів), вести облік доходів та витрат?».

ДПС відповідає, що повинні вести у довільній формі облік доходів. Ведення обліку витрат не передбачено.

Наступне питання в ЗІР (107.01.06): «Чи передбачена відповідальність до ФОП – платників ЄП (першої - третьої груп), які не є платниками ПДВ, за неведення або неналежне ведення обліку доходів в довільній формі (у тому числі за не відображення помісячно отриманих доходів)?».

ДПС відповідає, що відповідальність за неведення або неналежне ведення обліку доходів в довільній формі нормами ПКУ та Кодексу України про адміністративні правопорушення не передбачена.

При цьому у разі незабезпечення зберігання первинних документів, облікових та інших регістрів, бухгалтерської звітності, інших документів з питань обчислення і сплати податків та зборів протягом установлених строків їх зберігання передбачена відповідальність, встановлена пп. 121.1 ПКУ.

Тобто, за неведення обліку відповідальності немає, а за не зберігання первинних документів відповідальність є. Штраф за пп. 121.1 ПКУ – 1020 грн.

Наступне питання в ЗІР (107.01.06): «Чи повинні ФОП – платники ЄП першої і другої груп та платники єдиного податку третьої групи, які не є платниками ПДВ (крім е-резидентів), зберігати первинні документи та чи передбачена відповідальність за їх не зберігання?».

ДПС відповідає, що ФОП повинен зберігати первинні документи. Причому штраф за не зберігання первинних документів за пп. 121.1 ПКУ не застосовується до первинних документів, які підтверджують витрати на придбання товарів/послуг. А тільки до первинних документів, що підтверджують отримання доходів.

Мінімальні строки зберігання документів та інформації, пов’язаних з обчисленням та сплатою податків і зборів, встановлені ст. 44 ПКУ.

За нормами пп. 44.3 ПКУ загальний строк зберігання первинних документів для ФОП – 1095 днів.

Строки зберігання документів та інформації, визначені пп. 44.3 ПКУ, розраховуються з дня подання податкової звітності чи іншої звітності, передбаченої ПКУ, для складення якої використовуються зазначені документи та/або інформація, а в разі її неподання – з передбаченого ПКУ граничного строку подання такої звітності, а для документів, пов’язаних з виконанням вимог іншого законодавства, контроль за дотриманням якого покладено на контролюючі органи, – з дня здійснення відповідної господарської операції (для відповідних дозвільних документів – з дня завершення строку їх дії).

У разі ліквідації платника податків, зокрема, документи, визначені пп. 44.1 ПКУ, за період діяльності платника податків не менш як 1825 днів, що передували даті ліквідації платника податків, у встановленому законодавством порядку передаються до архіву.

Щоправда, на період карантину та воєнного стану до 01.08.2023 р. ці строки були призупинені. Але ФОП, який тільки починає свою діяльність в 2025 році, ці періоди припинення строку не стосуються.

Чи можна застосовувати електронні документи і не друкувати їх?

Так, можна.

Детально питання електронних документів ми розглядали тут та тут. Але під час податкової перевірки потрібно видрукувати паперові копії таких документів.

Але на наш погляд, доречно робити копії таких документів і зберігати їх в окремій папці, в хронологічному порядку. Доречно в цій же папці зберігати і зошит, в якому ведеться облік доходів чи видрук сторінки Ексель, якщо облік ведеться в цій таблиці тощо.