Що робити, якщо знищено інформаційну базу бухгалтерської програми?

Відповідно до ч. 5 ст. 8 Закону про бухоблік підприємство самостійно обирає форму бухгалтерського обліку як певну систему регістрів обліку, порядку і способу реєстрації та узагальнення інформації в них з додержанням єдиних засад, встановлених цим Законом, та з урахуванням особливостей своєї діяльності і технології обробки облікових даних, а також затверджує правила документообороту і технологію обробки облікової інформації, додаткову систему рахунків і регістрів аналітичного обліку. Ці норми означають, що підприємство вільно обирає саму можливість ведення обліку у певній бухгалтерській програмі (тобто автоматизовану форму бухобліку), а також регламентує порядок такого ведення.

Незалежно від того, чи використовує підприємство автоматизовану форму бухобліку, чи ні, воно повинно виконувати норми ст. 9 Закону про бухоблік про первинні документи та приписи Положення №88. В цих документах немає жодних виключень та приписів на випадок, якщо тимчасово неможливо використовувати бухгалтерську програму, також і не передбачено строків для відновлення інформаційних баз в аварійних ситуаціях. Взагалі, сама ситуація аварійного знищення інформаційної бази не регламентована Законом про бухоблік та Положенням №88, тому створення резервних копій інформаційних баз є нагальною необхідністю кожного підприємства.

Первинні документи повинні вчасно формуватись та відображатись в регістрах бухобліку – відповідно до ч. 5 ст. 9 Закону про бухоблік господарські операції повинні бути відображені в облікових регістрах у тому звітному періоді, в якому вони були здійснені. Крім цього, відповідно до ч. 6 ст. 9 Закону про бухоблік у разі складання та зберігання первинних документів і регістрів бухгалтерського обліку з використанням електронних засобів оброблення інформації підприємство зобов’язане за свій рахунок виготовити їх копії на паперових носіях на вимогу інших учасників господарських операцій, а також правоохоронних органів та відповідних органів у межах їх повноважень, передбачених законами.

Виходячи з цього, підприємство повинно негайно забезпечити можливість вчасно формувати поточніпервинні документи та ведення поточного обліку будь-яким способом, в тому числі і вручну, у період відновлення бази, яку потрібно відновити у найкоротші строки.

Інформаційна база, у якій ведеться бухгалтерський облік, не має юридичної сили, це тільки масив інформації. Таку силу мають тільки первинні документи, оформлені та підписані належним чином, тож якщо ці документи зберігаються у паперовій формі або в електронній формі з ЕЦП окремо від бази, то й питання відновлення документів не виникає – адже вони не знищені.

Строки подання звітності через втрату інформаційної бази не подовжуються, підприємство повинно докласти зусиль для того, щоб правильно сформувати і вчасно подати звітність. Те саме стосується і реєстрації податкових накладних – їх потрібно реєструвати вчасно, і це можна зробити будь-яким доступним способом, зокрема, в Кабінеті платника податків.

Відповідно до пп. 44.1 ПКУ для цілей оподаткування платники податків зобов'язані вести облік доходів, витрат та інших показників, пов'язаних з визначенням об'єктів оподаткування та/або податкових зобов'язань, на підставі первинних документів, регістрів бухгалтерського обліку, фінансової звітності, інших документів, інформації, пов'язаних з обчисленням і сплатою податків і зборів, ведення яких передбачено законодавством. Платникам податків забороняється формування показників податкової звітності, митних декларацій на підставі даних, не підтверджених документами, що визначені абзацом першим цього пункту.

Далі, згідно з пп. 44.3 ПКУ платники податків зобов’язані забезпечити зберігання документів та інформації, визначених п. 44.1 ПКУ, а також документів, пов’язаних із виконанням вимог законодавства, контроль за дотриманням якого покладено на контролюючі органи, протягом визначених законодавством строків, але не менше строків, наведених у цьому ж п. 44.3 ПКУ.

Процедура та строки відновлення документів, передбачених пп. 44.1 та пп. 44.3 ПКУ, прописані у пп. 44.5 ПКУ:

• у разі втрати, пошкодження або дострокового знищення документів, зазначених в пп. 44.1 і пп. 44.3 ПКУ, платник податків зобов'язаний у п'ятиденний строк з дня такої події письмово повідомити (із наданням оформлених відповідно до законодавства документів, підтверджуючих настання події, що призвела до такої втрати, пошкодження або дострокового знищення документів) ДПС за місцем обліку;
• платник податків зобов'язаний відновити втрачені документи протягом 90 календарних днів з дня, що настає за днем надходження повідомлення до ДПС;
• у разі надання платником податків такого повідомлення та неможливості проведення перевірки платника податків у зв’язку з втратою, пошкодженням або достроковим знищенням платником податків документів строки проведення таких перевірок (крім перевірок, визначених статтею 200 ПКУ) переносяться до дати відновлення та надання документів до перевірки в межах визначених цим підпунктом строків, але на строк не більше ніж 120 днів;У
• у разі не відновлення документів, зазначених у пп. 44.1 і 44.3 ПКУ, або їх повторної втрати, пошкодження чи дострокового знищення, що відбулися після використання платником податків права на їх відновлення у порядку, передбаченому цим пунктом, вважається, що такі документи були відсутні у такого платника податків на час складення такої звітності або на час виконання ним вимог митного, валютного та іншого законодавства, контроль за дотриманням якого покладено на контролюючі органи.

Як бачимо, ця процедура прописана для первинних документів, облікових регістрів, звітності та іншої інформації, яка повинна мати юридичну силу - тобто бути роздрукована на папері і підписана відповідальними особами, або збережена у формі електронного документу теж з підписанням його за допомогою ЕЦП. До цього переліку не належить інформаційна облікова база, яка є лише інструментом для обробки інформації, формування документів та ведення обліку.

***

Висновки:

• спочатку потрібно з’ясувати, чи були знищені первинні документи та інші документи, передбачені у пп. 44.1 та пп. 44.3 ПКУ;
• якщо так, то слід взяти до уваги строки на їх відновлення, передбачені пп. 44.5 ПКУ;
• у будь-якому разі потрібно забезпечити своєчасне виконання поточних облікових задач, складання та подання звітності, реєстрацію податкових накладних незалежно від стадії відновлення інформаційної бази;
• інформаційну базу потрібно відновити якнайскоріше, адже від цього залежить виконання поточної роботи, для якої немає подовження строків.